Versie: v6
Privacyverklaring
Versie en inwerkingtreding: v6, geldig vanaf 27/10/2026; vervangt v5 van 27/10/2026.
Deze verklaring informeert overeenkomstig de artikelen 13 en 14 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Belgische wet van 30 juli 2018 over welke persoonsgegevens PlanElec.be verwerkt, waarom, hoelang, aan wie ze worden doorgegeven en welke rechten u hebt. Ze geldt voor planelec.be, pro.planelec.be, sketch.planelec.be, de interfaces, de support, de e-mails en de facturatie van PlanElec.be. Deze verklaring dient ter informatie; de kennisname ervan vervangt geen toestemming, en verwerkingen worden niet louter door de bekendmaking ervan aangevat.
1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact
Stephan Behm, eenmanszaak PlanElec.be
Heggen 34, 4837 Baelen, België
Ondernemingsnummer: 1043.329.030
Gegevensbescherming: privacy@planelec.be
Algemene vragen: info@planelec.be
Er is geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld.
2. Verantwoordelijkheid, verwerking in opdracht en gegevensbronnen
PlanElec.be is verwerkingsverantwoordelijke voor zover het de doeleinden en de essentiële middelen van de verwerking zelf bepaalt, in het bijzonder voor accountbeheer, de uitvoering van overeenkomsten, facturen, noodzakelijke beveiligingsmaatregelen, klantencommunicatie en eigen analysedoeleinden.
Bij de opslag en bewerking van project- en tekeninginhoud in opdracht van een klant handelt PlanElec.be overeenkomstig de verwerkersovereenkomst (planelec.be/legal/avv). De klant kan verwerkingsverantwoordelijke zijn of zelf verwerker; in het tweede geval is PlanElec.be subverwerker. De keuze “Onderneming” of “Particulier” legt deze rollen op zichzelf niet vast. Betrokkenen van wie een klant gegevens in PlanElec.be heeft ingevoerd, richten verzoeken om inzage of wissing tot die klant; verzoeken die aan PlanElec.be worden gericht, sturen wij onverwijld door en wij ondersteunen de klant bij de beantwoording ervan.
Bij zuiver persoonlijk of huishoudelijk gebruik kan voor de gebruiker de huishoudelijke exceptie van toepassing zijn; die ontslaat PlanElec.be niet zonder meer van zijn verplichtingen inzake gegevensbescherming. Voor zover PlanElec.be inhoud voor particuliere gebruikers onder eigen verantwoordelijkheid verwerkt, geldt voor hun eigen noodzakelijke gegevens art. 6, lid 1, b) AVG. Voor gegevens over andere personen (zoals de ingeschakelde installateur of contactpersonen) is de overeenkomst met de gebruiker op zichzelf geen rechtsgrond ten aanzien van die derden; voor noodzakelijke gewone contact- en objectgegevens komt na een belangenafweging art. 6, lid 1, f) AVG in aanmerking (belang bij de door de gebruiker gewenste planning en documentatie). Niet-noodzakelijke of gevoelige gegevens moeten worden vermeden.
Wij ontvangen gegevens van u, van bevoegde organisatie- of projectleden, van personen die u uitnodigen, bij de gekozen Google-aanmelding van Google en bij betaling en facturatie van Mollie, in voorkomend geval van het Peppol-toegangspunt en van VIES. Projectdocumenten kunnen gegevens bevatten van bouwheren, huurders, eigenaars, installateurs en andere contactpersonen. Verdere bronnen van zakelijke contacten worden beschreven in afdeling 13.
Bent u geen contractpartij, maar bijvoorbeeld werknemer van een zakelijke klant, dan steunt het noodzakelijke beheer van uw gebruikers- en contactgegevens op art. 6, lid 1, f) AVG (belang bij de uitvoering en beveiliging van de zakelijke relatie met uw onderneming). Punt b) wordt enkel gebruikt voor zover u zelf partij bent bij de betrokken overeenkomst.
Voor zover PlanElec.be verwerkingsverantwoordelijke is voor gegevens die niet bij u zijn verkregen, ontvangt u de informatie bedoeld in art. 14 AVG uiterlijk binnen een maand, bij eerder contact uiterlijk op het moment van dat contact en bij eerdere verstrekking aan een andere ontvanger uiterlijk op het moment van die verstrekking. Wettelijke uitzonderingen worden enkel na een gedocumenteerde toetsing toegepast. Voor zover PlanElec.be verwerker is, ondersteunt het de verwerkingsverantwoordelijke bij diens informatieplichten.
3. Bezoek, werking en beveiliging
Bij het opvragen van de websites worden technisch noodzakelijke verbindingsgegevens verwerkt: IP-adres, opgevraagd adres, tijdstip, browseridentificatie en referrer. Om aanmeldings-, registratie- en interfaceverzoeken te begrenzen, houdt de applicatieserver het IP-adres en het e-mailadres kortstondig in het werkgeheugen; in serverlogs verschijnen e-mailadressen enkel gepseudonimiseerd. De doeleinden zijn het aanbieden van de dienst, het verhelpen van fouten en het voorkomen van misbruik; de rechtsgrond is art. 6, lid 1, f) AVG (gerechtvaardigd belang bij een veilige werking).
De applicaties draaien op een virtuele server bij IONOS SE, beheerd met het platform Coolify; database, authenticatie en bestandsopslag draaien bij Supabase in de EU-regio. Coolify en het eigen Cockpit zijn bedrijfssoftware van dezelfde exploitant en zijn daardoor alleen geen bijkomende ontvangers.
Beveiligingsrelevante gebeurtenissen (aanmeldingen, registraties, mislukte verzending van e-mails, technische fouten) kunnen worden gemeld aan een privé, toegangsbeveiligde meldingsdienst van de exploitant; deze meldingen kunnen uw e-mailadres bevatten. De bereikbaarheid van de diensten wordt gecontroleerd door een uptimedienst zonder persoonsgegevens.
4. Account, aanmelding en bewijs van juridische teksten
Voor een account worden verwerkt: e-mailadres, aanmeldgegevens (wachtwoord enkel als hash), optioneel naam, taal, klanttype, bij ondernemingen optioneel bedrijfsgegevens, tijdstippen van bevestiging en activiteit, alsook persoonlijke toegangstokens (enkel als hash) en machtigingen van gekoppelde applicaties (OAuth) met inbegrip van de intrekking ervan.
Bij de aangeboden Google-aanmelding neemt PlanElec.be de daarvoor vrijgegeven gegevens over (e-mailadres, naam, account-ID). Google verwerkt de gegevens van zijn aanmeldingsdienst onder eigen verantwoordelijkheid.
De rechtsgrond voor noodzakelijke accountfuncties is art. 6, lid 1, b) AVG; bij werknemers van zakelijke klanten en voor beveiligingsdoeleinden in voorkomend geval punt f) overeenkomstig afdeling 2. Accountgegevens worden bewaard tot de verwijdering van het account (afdeling 14).
Bewijs met betrekking tot juridische teksten en bestellingen. De applicatie legt uw aanvaarding van de algemene voorwaarden, de kennisname van de privacyverklaring en, bij zakelijke klanten, de aanvaarding van de verwerkersovereenkomst vast met tijdstip, versie, taal, IP-adres en browseridentificatie in een onveranderlijk logboek. Tijdens het bestelproces worden bovendien de identificatoren van de bevestigde contractteksten en van de informatie over het herroepingsrecht, het tijdstip en, bij consumenten, uw verklaring over de vroegtijdige aanvang van de dienstverlening respectievelijk over het bijzonder beding inzake eenmalig gebruik opgeslagen. Oefent u uw herroepingsrecht uit via de onlinefunctie “Overeenkomst herroepen”, dan slaan wij de inhoud, de datum en het uur van uw verklaring op en sturen wij u een ontvangstbevestiging (afdeling 8). De aanvaarding van de algemene voorwaarden is een contractuele handeling; de kennisname van de privacyverklaring is geen toestemming voor de hier beschreven verwerkingen.
De opslag van dit bewijs steunt, naargelang het bewijsstuk, op art. 6, lid 1, f) AVG (bewijsbelang) respectievelijk op een toepasselijke wettelijke verplichting overeenkomstig punt c). Er wordt niet beweerd dat er een wettelijke verplichting bestaat om elk IP-adres en elke browseridentificatie tien jaar te bewaren.
5. Pro: projecten, samenwerking en archieven
Projectinhoud: grondplannen (getekend of geüpload als PDF, afbeelding, DXF of DWG), ruimtes, toestellen, stroomkringen, verdeelborden, kabels, PV-gegevens, foto's en bestanden, notities, projectnaam, objectadres en locatie, gegevens over klant, installateur, keuringsorganisme en EAN, gegenereerde documenten en hun versies, projectgeschiedenis (wie wat wanneer heeft gewijzigd, met inbegrip van wijzigingen door de AI-assistent), opmerkingen, lidmaatschappen en rollen. Het doel is de gewenste planning en documentatie. Rechtsgrond en rol worden bepaald overeenkomstig afdeling 2.
Ingelezen grondplannen: Van grondplanbestanden die u in Pro inleest (afbeelding, PDF, DXF of DWG, ook via de assistent of een MCP-koppeling) bewaren we bovendien een versleutelde kopie in onze back-upopslag in de EU, gescheiden van het project. Bij DWG-bestanden horen daar het omgezette DXF-bestand en het technische logboek van de omzetting bij, en verder bestandsnaam, soort, grootte, tijdstip, resultaat van de import en een foutcode. Het doel is importfouten te analyseren en de import en de grondplanherkenning te verbeteren, ook met AI-analyses via de EU-routes uit punt 9. De bestanden kunnen gegevens over klanten, adressen van gebouwen en betrokkenen bevatten. Alleen het team van PlanElec.be heeft toegang; we geven de kopieën niet door en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen. Voor dit doel zijn we zelf verwerkingsverantwoordelijke; voor vakbedrijven staat de verwerkersovereenkomst deze bewaring uitdrukkelijk toe. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, f) AVG (gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare import). Na 90 dagen verwijderen we de kopieën automatisch, bij verwijdering van het project of account eerder. U kunt op elk moment bezwaar maken in uw accountinstellingen onder privacy of per e-mail aan privacy@planelec.be; we verwijderen dan de bestaande kopieën van uw account en bewaren er geen nieuwe meer.
Samenwerking: organisatieprofiel (bedrijfsgegevens, logo, kleuren voor pdf's), rollen, lidmaatschappen, uitgenodigde e-mailadressen met uitnodigingsstatus en -tijdstip, alsook gedeelde toegangen worden verwerkt met het oog op de samenwerking. Bevoegde leden kunnen inhoud, wijzigingen en aanwezigheidsinformatie (naam, cursor) zien. Het e-mailadres van een uitgenodigde persoon verwerken wij vóór de aanvaarding van de uitnodiging op grond van art. 6, lid 1, f) AVG (belang bij de gewenste samenwerking); het laat geen reclame aan de uitgenodigde persoon toe. Niet-aanvaarde uitnodigingen verwijderen wij 30 dagen na het verstrijken of de intrekking ervan, aanvaarde uitnodigingen 24 uur na de aanvaarding.
Lokale en offlineverwerking: geopende projecten, geüploade media in de wachtrij en een lokaal wijzigingslogboek kunnen in de browser (IndexedDB, localStorage) worden bewaard, zodat u zonder verbinding verder kunt werken; deze kopie staat enkel op uw toestel. De offlinefunctie heeft de gedocumenteerde omvang van de pilootfase. Op gedeelde toestellen kunnen lokale kopieën en instellingen toegankelijk blijven.
QR-archivering: bij ondersteunde exporttypes kan een gearchiveerde versie met een willekeurige identificator, een SHA-256-controlesom en een QR-code worden aangemaakt. Een herroepbare eigenaarslink maakt het mogelijk de pdf zonder account op te vragen; wie een dergelijke link ontvangt, kan de daarin gedeelde persoonsgegevens zien. De openbare verificatiepagina toont na het voorleggen enkel archiefmetadata (documenttype, versie, tijdstip, controlesom, status). Bij het oproepen ervan verwerken wij de toegangsgegevens overeenkomstig afdeling 3. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, b) AVG (archivering als onderdeel van de dienst) en punt f) (bewijs van de integriteit van documenten, voorkomen van misbruik).
Archieven en actieve projectinhoud blijven bewaard tot de verwijdering van het betrokken project, de betrokken organisatie of het betrokken account; voor back-ups geldt afdeling 14. Na de verwijdering van een gearchiveerd document kan een ondoorzichtige identificator als “verwijderd”-markering blijven bestaan, zodat gedrukte QR-codes een status tonen. Een dergelijke identificator is niet automatisch anoniem: zolang een koppeling via documenten of systemen mogelijk is, behandelen wij hem als persoonsgegeven en beperken wij hem tot dit doel met een passende termijn.
Productfoto's van servers van fabrikanten: bij de keuze van omvormers in de PV-planning, op de openbare pagina's met datasheets van omvormers en in de Synergrid-check kunnen productfoto's rechtstreeks van de server van de betrokken fabrikant worden geladen; daarbij wordt uw IP-adres aan die server doorgegeven, zonder referrer. Wordt de foto niet geladen, dan tonen wij een neutraal symbool. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, f) AVG.
6. Sketch
Zonder account: tekeningen en het aanmaken van pdf's gebeuren in de browser, en Sketch zet Trikker-bestanden in de browser om. Ingelezen bestanden bewaren wij volgens de alinea “Ingelezen bestanden”, tenzij u bezwaar maakt; verder ontvangt PlanElec.be geen inhoud. Bij het bezoek worden verbindingsgegevens verwerkt overeenkomstig afdeling 3; voor de meting, zie afdeling 10.
Met account: Sketch controleert telkens wanneer het wordt geopend en wanneer u naar het tabblad terugkeert, bij planelec.be of u aangemeld bent; daarbij worden de aanmeldingscookies van planelec.be meegestuurd. Sketch plaatst geen eigen cookies. Wanneer u aangemeld bent, worden cloudtekeningen automatisch opgeslagen; een tekening die al vóór de aanmelding lokaal aanwezig was, wordt pas na uw bevestiging overgenomen.
Opgeslagen worden de inhoud van de tekening met alle ingevoerde gegevens (klant, adres van de installatie, EAN, installateur met contactgegevens en logo, keuringsorganisme, notities), titel, tijdstippen, revisienummer en controlesom. Afbeeldingen van geïmporteerde grondplannen slaan wij niet op in uw account (zie echter “Ingelezen bestanden”). Cloudlimieten: 1.000 tekeningen en 200 MiB per account. Bij het afmelden verwijdert Sketch de actieve cloudtekening van het toestel; dat is geen toezegging dat alle overige lokale instellingen worden gewist. Een overdracht naar Pro maakt daar een project en in voorkomend geval een koppeling aan.
Controlezegel: voor een opgeslagen, ongewijzigde versie kunnen een kopie van die versie en verificatiegegevens worden aangemaakt. De verificatiepagina toont zegelnummer, revisie, controlesom, aanmaakdatum en status, geen tekeninginhoud en geen namen. Samen met de tekening worden ook haar zegels verwijderd; een beperkte verwijderingsmarkering kan blijven bestaan en moet worden beoordeeld overeenkomstig afdeling 5.
Ingelezen bestanden: bestanden die u in Sketch inleest (Trikker-bestanden, Sketch-projectbestanden, grondplannen als afbeelding of pdf en sjablonen voor de AI-schemalezer), stuurt Sketch naar planelec.be. Wij bewaren ze versleuteld in onze back-upopslag in de EU om het importeren en de AI-schemalezer op echte bestanden te testen en te verbeteren. De bestanden kunnen gegevens over klanten, installatieadressen, EAN-nummers en installateurs bevatten. Opgeslagen worden het bestand, de naam, het type, de grootte, het tijdstip en de taal van de interface, maar geen accountidentificatie, geen IP-adres en geen cookies. Voor elk Trikker-bestand ontvangt het team een melding met bestandsnaam en grootte via de meldingsdienst uit afdeling 3. Alleen het team van PlanElec.be heeft toegang; wij geven de bestanden niet door en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen. Na 90 dagen verwijderen wij ze automatisch. Rechtsgrondslag: art. 6, lid 1, f) AVG (gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare import). U kunt op elk moment bezwaar maken: verwijder het vinkje onder de bestandskeuze; Sketch verstuurt dan geen bestanden meer en onthoudt uw keuze op uw toestel. Reeds verzonden bestanden verwijderen wij op verzoek via privacy@planelec.be.
Lokale opslag (enkel op uw toestel):
| Item | Doel |
|---|---|
planelec-sketch:autosave (localStorage), oudere be-elektroplan:autosave |
werkkopie van de tekening |
planelec-sketch (IndexedDB) |
afbeeldingen van geïmporteerde grondplannen |
planelec-sketch:installer (localStorage) |
installateursgegevens voor nieuwe tekeningen |
planelec-sketch:clipboard (localStorage) |
gekopieerde elementen |
planelec-sketch:hints, planelec.library.favorites (localStorage) |
verborgen tips, favorieten |
planelec-sketch:cloud-link, planelec-sketch:cloud-declined (localStorage) |
cloudkoppeling en beslissing over de overname |
planelec-sketch-handover (IndexedDB), planelec-sketch:handover:trik (sessionStorage) |
tijdelijke overdracht van een Trikker-bestand, daarna verwijderd |
planelec-sketch:input-archive (localStorage) |
uw bezwaar tegen het bewaren van ingelezen bestanden |
Rechtsgrond voor account, cloudtekeningen en controlezegels: art. 6, lid 1, b) AVG overeenkomstig afdeling 2. Voor de AI-schemalezer, zie afdeling 9; voor de meting, afdeling 10.
7. Betaling, facturen en uitvoering van de overeenkomst
Factuurprofiel en overeenkomsten: verwerkt worden klanttype, naam of bedrijf, adres, land, ondernemings- en btw-nummer, e-mailadres voor facturen, taal, tarief, plaatsen, looptijden, prijzen, boekings- en betalingsstatus, bij eenmalig gebruik het gekoppelde objectadres, gratis activeringen (vroege starters, acquisitiecode), opzeggingen, herroepingen, aanmaningsniveaus en vorderingen. De rechtsgronden zijn art. 6, lid 1, b) AVG voor eigen overeenkomsten, punt c) voor concrete fiscale verplichtingen en punt f) voor de noodzakelijke zakelijke afhandeling en rechtsvervolging. De facturatiedienst van PlanElec.be draait op onze server met een eigen database en een archief van bewijsstukken bij Supabase; elke factuur legt de op dat tijdstip geldende factuurgegevens vast. Het interne Cockpit toont overeenkomsten, facturen en betalingsstatus voor support en boekhouding.
Herroeping en opzegging: verklaart u een herroeping of een opzegging (in het account, via de onlinefunctie “Overeenkomst herroepen”, per e-mail of via een formulier), dan verwerken wij de inhoud, de datum en het uur van de verklaring, de betrokken overeenkomst en de afhandeling (einde van de overeenkomst, toegangsrechten, terugbetaling, creditnota) op grond van art. 6, lid 1, b) en c) AVG.
Mollie: betalingen worden afgehandeld door Mollie B.V., Amsterdam, Nederland. Mollie treedt voor zijn gereglementeerde betalingstaken op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Kaart-, rekening- of Bancontact-gegevens voert u uitsluitend in op de pagina's van Mollie. PlanElec.be verwerkt betalingsstatus, betaalwijze, bedrag, mandaatreferentie, een gemaskeerde identificator van het betaalmiddel en technische betalingsidentificatoren. Het technische metadataobject dat aan Mollie wordt doorgegeven, bevat bedrag, omschrijving, taal, terugkeeradres en factuur-, overeenkomst-, organisatie- en transactie-identificatoren, maar geen namen, e-mailadressen of postadressen. Daaruit volgt niet dat alle andere oproepen naar Mollie of antwoorden over mandaten vrij zijn van dergelijke gegevens. De privacyverklaring van Mollie: www.mollie.com/privacy. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, b) AVG.
Betalingsafstemming: om terugbetalingen, terugboekingen en afwijkingen op te sporen, stemt de facturatiedienst afgeronde betalingen tot 540 dagen na de eerste verzending van de betalingsverrichting in leesmodus af met Mollie. Transacties die definitief nooit werden betaald, vallen eerder uit de afstemming. Het einde van de afstemming betekent niet dat de betalings-, observatie- of auditgegevens worden verwijderd. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, f) AVG (correcte facturatie, voorkomen van misbruik).
Bewijsstukken: facturen, creditnota's en betalingsbewijzen maken wij aan als PDF/A met een ingebedde gestructureerde factuur (EN 16931). Ze bevatten de wettelijk vereiste contract-, ontvangers- en fiscale gegevens, worden onveranderlijk met controlesom gearchiveerd, via Resend per e-mail naar uw factuuradres verzonden en staan in het account ter beschikking. Een kopie aan de boekhouding is enkel voorzien bij een overeenkomstige configuratie. Voor facturen en wettelijk noodzakelijke onderdelen van bewijsstukken is een bewaring van tien jaar voor btw-doeleinden voorzien, te rekenen vanaf 1 januari van het daaropvolgende jaar. Wettelijk vereiste gegevens blijven bij een verwijdering van het account met beperking tot dat doel bewaard.
De verificatie van facturen via QR-code verwijst naar een opgeslagen referentie van het bewijsstuk; enkel een bijkomende vergelijking van het volledige bestand bevestigt dat het ongewijzigd is.
Peppol en toegangspunt: voor gestructureerde e-facturen aan zakelijke klanten binnen het wettelijke toepassingsgebied geven wij de vereiste factuurgegevens (bedrijf, adres, ondernemings- en btw-nummer, Peppol-identificator, factuurlijnen, bedragen, factuurnummer en -datum) door aan het toegangspunt Recommand (BRBX BV, Nieuwdorp 5, 3990 Peer, België) en via het Peppol-netwerk aan het toegangspunt van de ontvanger; vooraf raadplegen wij in de Peppol-directory of de ontvanger e-facturen kan ontvangen. Via hetzelfde toegangspunt ontvangen wij e-facturen van leveranciers. De rechtsgrond is art. 6, lid 1, c) AVG binnen het wettelijk verplichte toepassingsgebied (art. 53, § 2bis WBTW), en voor het overige punt b) respectievelijk punt f). Niet elke factuur aan een klant met een Belgisch ondernemingsnummer is wettelijk Peppol-plichtig.
VIES: bij vrijgegeven zakelijke klanten in andere EU-lidstaten controleren wij het btw-nummer via de VIES-dienst van de Europese Commissie; opgeslagen worden het resultaat, de foutcode, het tijdstip en de door VIES toegekende raadplegingsidentificator als bewijs. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, c) AVG.
Vorderingen: bij niet-betaling verwerken wij aanmaningsniveaus, termijnen en betalingspogingen; bij consumenten houden wij rekening met Boek XIX WER (kosteloze eerste herinnering, wachttermijn, maximumbedragen). Noodzakelijke contactgegevens en bewijsstukken van de vordering kunnen worden doorgegeven aan bevoegde advocaten, incassobureaus, rechtbanken of overheden. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, f) AVG (onderzoek van vorderingen en rechtshandhaving) respectievelijk punt c). Wettelijke beperkingen op de invordering bij consumenten blijven onverlet.
8. Communicatie en reclame
Noodzakelijke e-mails: PlanElec.be gebruikt Resend als verwerker voor account-, service- en feedbackcommunicatie: bevestiging van het e-mailadres, aanmeldlinks, het opnieuw instellen van het wachtwoord en de wijziging van het e-mailadres (via de authenticatie van Supabase), bevestigingen van de aanvaarding van juridische teksten, uitnodigingen, gegevensexport, ontvangstbevestigingen van feedback, persoonlijke antwoorden van het team, alsook noodzakelijke account-, beveiligings- en serviceberichten. Met de start van de betalende tarieven komen daar bestelbevestigingen, facturen en betalingsbewijzen, bevestigingen van herroeping en opzegging, herinneringen aan verlenging en betalingsherinneringen bij.
Naargelang het bericht worden adres, taal, optioneel voornaam, afzender, onderwerp, inhoud, bijlagen (bij bewijsstukken de pdf) en verzend-, aflever-, bounce- of klachtstatus verwerkt; bij antwoorden per e-mail ook de antwoordtekst en de noodzakelijke mailheaders. Technisch is ook de e-mailprovider van de ontvanger betrokken. Click- en open-tracking is voor deze e-mails uitgeschakeld. Rechtsgronden: art. 6, lid 1, b) AVG, bij wettelijk vereiste mededelingen punt c), voor beveiliging en controle op de aflevering punt f). Deze e-mails zijn niet afhankelijk van een toestemming voor analyse of reclame.
In het verzendlogboek van het Cockpit verwijderen wij het adres van de ontvanger en de inhoud 90 dagen na afronding van de verzending; de overige verzendgegevens (soort, status, tijdstippen) na 24 maanden.
Hulp en feedback: aan een account gekoppelde gesprekken kunnen het bericht, de categorie, optionele schermafbeeldingen, technische contextgegevens (opgevraagd pad, browseridentificatie, venstergrootte, sessie-identificator) en antwoorden bevatten. Antwoorden per e-mail worden na controle van de afzender toegewezen; het e-mailkanaal voor hulp en feedback kan in de accountinstellingen afzonderlijk worden uitgeschakeld. Berichtteksten kunnen overeenkomstig afdeling 9 met AI worden verwerkt. De rechtsgrond is art. 6, lid 1, b) AVG (support als onderdeel van de dienst) respectievelijk punt f) (traceerbare behandeling en foutoplossing). Schermafbeeldingen en diagnosegegevens worden 90 dagen na afronding verwijderd; gesprekken bij de verwijdering van het account; AI-concepten na 90 dagen.
Nieuwsbrief en productreclame: verzending uitsluitend op grond van een actieve, afzonderlijke toestemming (art. 6, lid 1, a) AVG, art. XII.13 WER), zonder vooraf aangevinkt vakje en zonder koppeling aan de dienst. De inschrijving wordt pas geldig na een klik op de bevestigingslink (double opt-in); nieuwsbrieven bevatten een afmeldlink en een one-click-afmeldmechanisme. Voor de verzending en de contactlijst gebruiken wij Resend. Intrekking is altijd mogelijk via de afmeldlink, de accountinstellingen of privacy@planelec.be; een wettelijke uitzondering voor bestaande klanten wordt niet zonder meer verondersteld.
Na een afmelding wordt het gebruik voor reclame beëindigd. Een minimale blokkeringsvermelding kan noodzakelijk blijven om het bezwaar duurzaam te respecteren; daarvoor gelden doelbinding, toegangsbeveiliging en een gedocumenteerde bewaartermijn. Een e-mailhash is daarbij een gepseudonimiseerd persoonsgegeven, geen anonieme informatie.
9. AI-verwerking
9.1 Algemene regels
De applicatie gebruikt AI voor assistentfuncties, herkenning, transcriptie en in de support. De betrokken interface wijst daar uiterlijk vóór de eerste interactie op; deze afdeling vervangt die melding in de interface niet. De automatische fotobeschrijving vereist een activering; supportconcepten worden automatisch voorbereid en vóór verzending door een mens nagekeken.
Verzoeken worden via OpenRouter (OpenRouter, Inc., VS) naar modelaanbieders geleid. Voor de beeld- en tekstfuncties in Pro, Sketch en de support eist PlanElec.be EU-routes bij Microsoft Azure, Google Cloud Vertex AI of Amazon Bedrock, “Zero Data Retention” (geen opslag van invoer en antwoorden bij de modelaanbieder, geen gebruik voor training) en geweigerde gegevensverzameling; uitwijken naar endpoints zonder deze vereisten is uitgeschakeld, zodat een functie eerder uitvalt. Bij de AI-functies geven wij noch uw e-mailadres noch uw account-identificator door. Dit is in de eerste plaats een technische vereiste.
PlanElec.be gebruikt projectinhoud niet om eigen modellen te trainen. Invoer wordt geanalyseerd voor de gevraagde verwerking en kan door PlanElec.be volgens de onderstaande termijnen worden gelogd. Modelwerking in de EU sluit een doorgifte naar een derde land via de tussenpersoon of toegang op afstand niet uit (afdeling 11).
9.2 Assistent
Geeft u de assistent in een project een opdracht, dan geven wij uw opdrachttekst, een samenvatting van het voorafgaande gesprek en de resultaten van de tools die de assistent oproept (zoals stroomkringen en controleresultaten) door. Klant-, adres- en notitievelden van het project worden niet als zodanig meegestuurd. Herkenbare e-mailadressen, Belgische telefoonnummers en typische adressen worden eruit gefilterd; dat lukt niet in alle gevallen, in het bijzonder niet bij vrije tekst of toolresultaten. Modellen: momenteel Claude (Anthropic) via Google Cloud Vertex AI of Amazon Bedrock in de EU-regio.
PlanElec.be bewaart een uitvoeringslogboek (gefilterde opdracht, antwoorden, toolresultaten, model- en kostengegevens) en uw optionele beoordeling tot twaalf maanden na de laatste activiteit van de uitvoering; wordt het project of uw account eerder verwijderd, dan samen daarmee. De projectgeschiedenis blijft behouden, maar verwijst daarna niet meer naar de uitvoering.
9.3 Dictee
Dicteert u aan de assistent, dan sturen wij de opname (maximaal 120 seconden) met de gekozen taal via OpenRouter naar de transcriptiedienst van ElevenLabs (ElevenLabs, Inc., VS), met Zero Data Retention en geweigerde gegevensverzameling. Deze route is momenteel niet beperkt tot EU-endpoints.
Opname en transcript worden door PlanElec.be in de transcriptiestap niet bewaard. Verstuurt u de gecorrigeerde tekst vervolgens als opdracht, dan kan die in het uitvoeringslogboek overeenkomstig afdeling 9.2 worden opgeslagen. Tekstinvoer is een alternatief. Een stem is niet louter op grond van de opname ervan een biometrisch gegeven in de zin van art. 9 AVG; gevoelige inhoud in het dictee zou afzonderlijk moeten worden beoordeeld.
9.4 Herkenning van grondplannen en verdeelborden
Bij de herkenning van grondplannen worden de paginaweergave en de tekst van de geselecteerde pagina doorgegeven, in voorkomend geval met gegevens uit het titelblok (zoals bouwheer of adres). Herkenningskopie, invoer, antwoord en voorstel blijven bewaard tot 90 dagen na afronding (overname of verwerping), nooit beoordeelde uitvoeringen tot 90 dagen na aanmaak. Overgenomen kopieën van de onderlegger en het geüploade originele bestand blijven als onderdelen van het project bewaard tot de verwijdering van het project. Model: momenteel een GPT-model van OpenAI, uitgevoerd op Microsoft Azure in de EU-regio. Maximaal 30 uitvoeringen per gebruiker per dag.
Bij de herkenning van verdeelborden worden tot zes geselecteerde foto's doorgegeven. Het voorstel wordt bij het project opgeslagen; de foto's zijn al als projectbestanden aanwezig. Maximaal 20 uitvoeringen per gebruiker per dag.
9.5 Fotobeschrijving
Na een afzonderlijke activering in de instellingen kunnen geüploade foto's automatisch worden beschreven en gecategoriseerd; daarvoor sturen wij de afbeelding door. De toestemming overeenkomstig art. 6, lid 1, a) AVG geldt enkel voor zover de betrokkene ze geldig kan geven; een accountgebruiker kan niet zonder meer toestemming geven voor alle afgebeelde derden. Voor gegevens die in opdracht worden verwerkt, is bovendien een rechtmatige instructie vereist. De intrekking stopt de verdere automatische beschrijving. Reeds aangemaakte beschrijvingen met persoonsgegevens worden verwijderd wanneer er geen andere rechtmatige grondslag bestaat voor de verdere opslag ervan.
9.6 AI-schemalezer in Sketch
Wanneer u aangemeld bent, kunt u tot vijf pagina's van een ééndraadschema selecteren; pdf-pagina's zet Sketch in de browser om in afbeeldingen. De afbeeldingen gaan via OpenRouter naar een model op een EU-endpoint (momenteel een GPT-model van OpenAI op Microsoft Azure) met Zero Data Retention. Het model leest ook het titelblok (project, klant, adres van de installatie, installateur, EAN). Voor de analyse verwerken wij de afbeeldingen enkel in het werkgeheugen; de geselecteerde bestanden zelf bewaren wij volgens afdeling 6 (“Ingelezen bestanden”), tenzij u bezwaar maakt. Het resultaat houden wij 24 uur ter beschikking om op te vragen; het komt enkel in uw tekening terecht als u het overneemt. Technische uitvoeringsgegevens (status, aantal pagina's, model- en promptversie, tijdstippen, foutcode, controlesom van de invoer) verwijderen wij na 90 dagen. Maximaal tien uitvoeringen per account per dag.
9.7 AI in de support
Een teamlid kan de volledige tekst van een bericht laten vertalen (enkel de tekst en de bron- en doeltaal). Voor binnenkomende berichten stelt een AI automatisch een conceptantwoord voor het team op, op basis van ten hoogste de laatste zes berichten zonder citaten en handtekeningen; links, IBAN, e-mailadressen, telefoonnummers en bekende namen worden vooraf door plaatshouders vervangen, wat niet in alle gevallen lukt. Model: Claude (Anthropic) op EU-endpoints van Google Cloud Vertex AI of Amazon Bedrock via OpenRouter met Zero Data Retention. Geen enkel concept wordt zonder menselijke controle verzonden; concepten worden na 90 dagen verwijderd. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, f) AVG (begrijpelijke, betrouwbare behandeling); voor in opdracht doorgegeven projectinhoud blijven de verwerkersovereenkomst en de instructies doorslaggevend.
9.8 Quotum en vrijwillige vrijgaven
Voor het maandelijkse AI-quotum worden per oproep het tijdstip, het doel, het model, de kosten, de status, een omschrijving (zoals een bestandsnaam, nooit de invoertekst), het project en de persoon die de oproep heeft gedaan, verwerkt. Wie de kosten draagt (zoals de eigenaar van een organisatie), ziet in het overzicht en in de CSV-export ook de naam of het e-mailadres van de persoon die de oproep heeft gedaan. Individuele boekingen blijven 24 maanden bewaard. Bij de verwijdering van het account worden eigen quota en boekingen verwijderd; bij boekingen ten laste van een ander account wordt de koppeling aan u onmiddellijk verwijderd. In het Cockpit blijven gebruikstellers zonder inhoud (tokens, audioseconden, kosten) bewaard tot de verwijdering van het account. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, b) AVG respectievelijk verwerking in opdracht; eigen beveiligings- en facturatiedoeleinden overeenkomstig de afdelingen 2 en 7.
Onder Instellingen → “AI en gegevenstoestemming” kunt u afzonderlijke documenten vrijgeven voor de toekomstige verbetering van eigen herkenningsmodellen van PlanElec.be. Wij documenteren de vrijgave met gebruikersidentificator, documentidentificator en -omschrijving, bestandshash, tekstversie en het tijdstip van verlening en intrekking. Gebruik voor training is momenteel niet actief; er bestaat geen trainingsbestand. Weigering en intrekking wijzigen noch de toegang tot AI noch het quotum. Een vrijgave aan PlanElec.be is geen vrijgave aan externe AI-aanbieders en legitimeert geen rechten van derden. Vóór een toekomstige verwerking voor training worden rollen, rechtsgronden, anonimisering en informatie afzonderlijk vastgelegd en wordt deze verklaring bijgewerkt. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, a) AVG.
10. Opslag op eindapparatuur, analyse en interne systemen
10.1 Cookies en lokale opslag
| Cookie | Doel | Looptijd | Categorie |
|---|---|---|---|
planelec_access |
aanmelding (access token) | 1 uur | essentieel |
planelec_refresh |
vernieuwing van de aanmelding (refresh token) | 30 dagen | essentieel |
planelec_recovery |
markering voor de procedure om het wachtwoord opnieuw in te stellen | 10 minuten | essentieel |
planelec_locale |
taalinstelling | 1 jaar | essentieel |
ph_* |
PostHog-productanalyse met koppeling aan de gebruiker | sessie / tot 1 jaar | analyse, enkel met toestemming |
Lokale opslag (localStorage, IndexedDB) kan uw cookiekeuze (planelec_cookie_consent), de taal, weergave- en filterinstellingen alsook de offline werkkopie van geopende projecten (afdeling 5) bevatten.
Voor de toegang tot uw eindapparatuur geldt naast de AVG art. 129 van de wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie. Zonder toestemming zijn enkel de opslagen toegelaten die strikt noodzakelijk zijn voor de uitdrukkelijk gevraagde dienst; “gebruiksgemak” of “cookieloos” rechtvaardigen op zichzelf geen uitzondering. Analysecookies plaatsen wij enkel na uw toestemming in de cookiebanner (art. 6, lid 1, a) AVG). Uw keuze kunt u op elk moment in de instellingen (tandwiel) onder “Cookie-instellingen” wijzigen of intrekken; de intrekking is even eenvoudig als het geven van de toestemming.
10.2 PostHog
Wij gebruiken PostHog (PostHog, Inc., VS; PostHog Cloud EU met gegevensopslag in Frankfurt; oproep via onze proxy io.planelec.be). Met uw toestemming kan PostHog de productanalyse aan uw account koppelen (gepseudonimiseerde gebruikers-ID), cookies en localStorage gebruiken en een gemaskeerde sessieopname starten: invoer en weergegeven persoons-, klant-, adres- en projectgegevens worden onherkenbaar gemaakt, algemene bedieningsteksten blijven zichtbaar; consolelogs, canvasinhoud, externe iframes en netwerkgegevens worden niet opgenomen. Een intrekking stopt de opname onmiddellijk en verwijdert de persistente analyse-identiteit. Gepseudonimiseerd betekent niet anoniem.
Los van cookies meldt de server van PlanElec.be technische diagnosegebeurtenissen aan PostHog, zoals fouten, weigeringen, time-outs en de afronding van belangrijke processen (bijvoorbeeld bij het opslaan van een Sketch-tekening, bij een AI-uitvoering of bij een aankoop). Ze bevatten stabiele codes, tellers, duurtijden en een gepseudonimiseerde identificator van uw account, geen inhoud, geen e-mailadres en geen namen. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, f) AVG (bedrijfszekerheid en foutoplossing) na een gedocumenteerde belangenafweging. Een intrekking van de toestemming voor analyse beëindigt deze beveiligingsverwerking niet automatisch; u kunt er bezwaar tegen maken overeenkomstig afdeling 15.
Sketch telt afzonderlijke stappen (zoals “Sketch geopend”, “PDF aangemaakt”) zonder cookies, zonder vermeldingen op uw toestel en zonder stabiele gebruikersidentificator. Elke gebeurtenis gaat naar planelec.be en van daaruit, met een willekeurige, eenmalig gebruikte identificator, zonder uw IP-adres en zonder locatieanalyse, naar PostHog; twee gebeurtenissen van hetzelfde bezoek kunnen niet aan elkaar worden gekoppeld. Bij de ontvangst op de eigen server worden niettemin verbindingsgegevens verwerkt overeenkomstig afdeling 3. Rechtsgrond: art. 6, lid 1, f) AVG.
10.3 Cockpit en interne gebeurtenissen
Bepaalde gebeurtenissen (registratie, aanmelding, aanvaarding van juridische teksten, aanmaken en verwijderen van projecten, inschrijvingen op de nieuwsbrief, feedback, AI-verbruik, wijzigingen van rechten vanuit de facturatie, verwijdering van het account) worden doorgegeven aan een interne, door PlanElec.be beheerde event-bus (MQTT-broker op onze server) en verwerkt in het interne beheersysteem (Cockpit). Doorgegeven worden technische identificatoren (gebruikers-ID, aggregaattype, tijdstempel), bij het AI-verbruik bovendien project-ID en kengetallen (tokens, audioseconden, kosten), geen schema-inhoud. Het Cockpit houdt een gecureerde spiegel bij van de accountgegevens (e-mailadres, naam, klanttype, taal, tarief, tijdstippen) voor support, facturatie, versiebeheer van juridische teksten, beheer van de nieuwsbrief en operationele analyses. Server en broker bevinden zich in de EU. Cockpit en event-bus zijn interne systemen van dezelfde exploitant en geen zelfstandige ontvangers; de externe infrastructuur blijft ontvanger. Technische identificatoren blijven persoonsgegevens zolang ze aan een account kunnen worden gekoppeld. Rechtsgronden naargelang het doel: overeenkomst en support overeenkomstig art. 6, lid 1, b) of f), noodzakelijke beveiliging overeenkomstig punt f), wettelijke bewijsstukken overeenkomstig punt c), reclame overeenkomstig haar eigen rechtsgrond. “Productoptimalisatie” rechtvaardigt geen onbeperkt verder gebruik van alle gegevens.
11. Ontvangers en derde landen
| Ontvanger | Functie en rol | Locatie / stand van de waarborgen |
|---|---|---|
| Supabase Pte. Ltd. (infrastructuur AWS) | authenticatie, database, bestandsopslag, archief van bewijsstukken; verwerker met een keten van subverwerkers | EU-regio (Ierland); toegang buiten de EU volgens de verwerkersovereenkomst van de aanbieder met standaardcontractbepalingen (art. 46 AVG) |
| IONOS SE | hosting van de virtuele server (applicaties, facturatie, Cockpit, MQTT); verwerker | EU |
| Plus Five Five, Inc. (Resend) | verzending van e-mails en contactlijst van de nieuwsbrief; verwerker | VS; standaardcontractbepalingen (art. 46 AVG) volgens de verwerkersovereenkomst van de aanbieder |
| PostHog, Inc. (PostHog Cloud EU) | productanalyse en diagnose; verwerker | EU (Frankfurt); aanbieder gevestigd in de VS, doorgiften volgens de verwerkersovereenkomst van de aanbieder (hoofdstuk V AVG) |
| Mollie B.V. | afhandeling van betalingen, mandaten, terugbetalingen; zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke | Nederland (EU) |
| Recommand (BRBX BV) | Peppol-toegangspunt voor e-facturen (verzenden en ontvangen); verwerker | België (EU) |
| Europese Commissie (VIES) | controle van btw-nummers; zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke | EU |
| OpenRouter, Inc. | doorgeleiding van de AI-verzoeken (Zero Data Retention); verwerker | VS; standaardcontractbepalingen (art. 46 AVG) volgens de verwerkersovereenkomst van OpenRouter |
| Microsoft Azure | modelwerking voor de herkenning van grondplannen en de AI-schemalezer; subverwerker via OpenRouter | EU-regio |
| Google Cloud Vertex AI | modelwerking (Claude) voor de assistent en de supporthulpmiddelen; subverwerker via OpenRouter | EU-regio |
| Amazon Bedrock | modelwerking (Claude) voor de assistent en de supporthulpmiddelen; subverwerker via OpenRouter | EU-regio (eu-west-1) |
| ElevenLabs, Inc. | transcriptie van het dictee via OpenRouter | VS (standaardopslaglocatie van de aanbieder); doorgifte via OpenRouter overeenkomstig hoofdstuk V AVG |
| Google Ireland Limited (aanmeldingsdienst) | aanmelding met een Google-account, enkel indien gekozen; zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke | Ierland (EU) |
| Project- en organisatieleden, uitgenodigde personen, houders van een eigenaarslink | gevraagde samenwerking en gedeelde toegangen | omvang volgens toegangsrechten en vrijgave |
| E-mailprovider van de ontvanger | technische aflevering | per ontvanger |
| Fabrikanten van omvormers | laden van productfoto's (IP-adres); zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken | per fabrikant |
| Externe boekhouding, belastingadvies, juridisch advies, incassobureaus, rechtbanken, overheden | boekhouding, rechtshandhaving, wettelijke taken | enkel bij daadwerkelijke inschakeling; België/EU |
Dat de gegevens overwegend in EU-regio's worden opgeslagen, betekent niet dat alle gegevens uitsluitend in de EU worden verwerkt. Doorgiften naar derde landen vereisen naast de rechtsgrond overeenkomstig art. 6 ook de naleving van de vereisten van hoofdstuk V AVG: een toepasselijk adequaatheidsbesluit (art. 45, zoals het EU-US Data Privacy Framework bij een actieve certificering die past bij de ontvanger en de omvang van de gegevens) of passende waarborgen overeenkomstig art. 46, in het bijzonder geldig gesloten standaardcontractbepalingen (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914) met een beoordeling van de doorgifte en aanvullende maatregelen (Zero Data Retention, versleuteling, pseudonimisering).
Informatie en een kopie van de waarborgen die voor uw gegevens worden gebruikt, kunt u verkrijgen via privacy@planelec.be; noodzakelijke onleesbaarmakingen mogen de zeggingskracht niet tenietdoen. De lijst van subverwerkers in de verwerkersovereenkomst dekt de projectverwerking in opdracht; ze is niet automatisch de volledige lijst van ontvangers voor de eigen facturatie en reclame.
12. Geautomatiseerde besluiten en AI-transparantie
AI-voorstellen in de planning zijn geen juridisch bindende besluiten over personen. In de facturatie kunnen geautomatiseerde betalings-, fiscale en toegangsregels echter leiden tot weigeringen, beperkingen of geplande opzeggingen (bijvoorbeeld bij een mislukte betaling of een vastgestelde terugboeking).
Fouten of betwiste geautomatiseerde resultaten kunt u melden via info@planelec.be; een mens onderzoekt het geval.
De AI-markering in de interfaces dekt de eerste interactie (art. 50 van Verordening (EU) 2024/1689). Of PlanElec.be daarnaast als aanbieder van een generatief AI-systeem machineleesbare markeringen overeenkomstig art. 50, lid 2, verschuldigd is, wordt afzonderlijk onderzocht; deze verklaring vervult dergelijke technische verplichtingen niet.
13. Zakelijke contacten en onrechtstreekse verzameling
Contactgegevens van zakenpartners, geïnteresseerden, pilootbedrijven en leveranciers (naam, bedrijf, functie, professionele contactgegevens, zakelijke gespreksnotities, acquisitiecodes) verwerken wij in het Cockpit om zakelijke relaties aan te knopen en te onderhouden. Bij een overeenkomst met de betrokkene komt art. 6, lid 1, b) AVG in aanmerking, anders het gerechtvaardigd belang bij een passende zakelijke relatie overeenkomstig punt f). Reclame valt bovendien onder de regels inzake direct marketing (afdeling 8). De gegevens zijn afkomstig van uw contactname, van gesprekken en evenementen of van openbaar toegankelijke bedrijfsgegevens.
Voor de informatie overeenkomstig art. 14 AVG gelden de termijnen van afdeling 2, ook als er geen eerste contact plaatsvindt. Bij bezwaar tegen direct marketing wordt die beëindigd.
14. Verwijdering en bewaartermijnen
Gegevens worden slechts zo lang bewaard als het betrokken doel of een verplichting dat vereist. Beëindiging van de overeenkomst, verwijdering van het account, verwijdering van een organisatie en verwijdering van afzonderlijke projecten zijn verschillende handelingen. Gegevens van een voortbestaande organisatie worden niet louter door het vertrek of de verwijdering van het account van een persoon verwijderd.
Verwijdering van het account: u kunt uw account op elk moment in het profiel verwijderen. Het account wordt geblokkeerd; na een hersteltermijn van 30 dagen verwijderen wij het account, het profiel, de projecten, tekeningen, controlezegels, bestanden, feedbackartefacten, inschrijvingen op de nieuwsbrief van hetzelfde adres en uw persoon bij PostHog definitief; het Cockpit anonimiseert uw gegevens en bewaart uw e-mailadres enkel als blokkeringsvermelding (hash). Blijven bewaard: facturen en contractuele bewijsstukken gedurende de wettelijke termijnen, ondoorzichtige documentidentificatoren als “verwijderd”-markering en AI-boekingen ten laste van andere accounts zonder koppeling aan u. De hersteltermijn stelt een gegrond verzoek tot wissing overeenkomstig art. 17 AVG niet algemeen uit; het wordt zonder onredelijke vertraging behandeld. Een openstaande vordering laat niet toe alle projectinhoud onbeperkt te bewaren.
Uitstroomstatistiek: na de definitieve verwijdering kan een statistisch record (kwartaal van registratie, van verwijdering en van laatste activiteit, gebruiksduurklasse, accounttype, tarief, taal, provincie of land, grootteklassen) blijven bestaan. Het geldt enkel als anoniem wanneer, rekening houdend met redelijkerwijs bruikbare aanvullende informatie, geen identificatie meer mogelijk is; zeldzame combinaties kunnen personen herkenbaar maken.
Back-ups worden beveiligd, niet voor gewone doeleinden verder gebruikt en na hun vastgelegde termijn overschreven. Na een herstel worden verwijderingen opnieuw toegepast voordat gegevens weer productief worden verwerkt.
Termijnen in een overzicht:
| Gegevenscategorie | Duur / afbakening |
|---|---|
| Account, profiel, projecten, cloudtekeningen, bestanden | tot de gegronde verwijdering (verwijdering van het account met een hersteltermijn van 30 dagen); organisatie en back-ups afzonderlijk |
| Bewijs van juridische teksten, bestellingen en herroepingen | zolang ze als bewijs nodig zijn, uiterlijk tot de verjaring van mogelijke vorderingen |
| Facturen, creditnota's, betalingsbewijzen, stamgegevens voor facturatie, VIES-bewijzen, Peppol-XML | in beginsel tien jaar vanaf 1 januari van het daaropvolgende jaar |
| Betalingsafstemming met Mollie | tot 540 dagen na de eerste verzending (in leesmodus); geen bewaartermijn van de betalingsgegevens |
| Verzendlogboek e-mails: adres/inhoud resp. overige verzendgegevens | 90 dagen na afronding resp. 24 maanden |
| Schermafbeeldingen en diagnosegegevens van feedback | 90 dagen na afronding |
| AI-conceptantwoorden in de support | 90 dagen |
| Uitvoeringslogboeken van de assistent | tot twaalf maanden na de laatste activiteit; een eerdere verwijdering van project of account gaat voor |
| Herkenning van grondplannen (herkenningskopie, invoer, antwoord, voorstel) | 90 dagen na afronding resp. aanmaak; originelen en overgenomen afbeeldingen afzonderlijk |
| AI-schemalezer: resultaat / technische uitvoeringsgegevens | 24 uur / 90 dagen |
| In Sketch ingelezen bestanden | 90 dagen |
| In Pro ingelezen grondplannen (kopie, omgezette DXF, logboek) | 90 dagen; eerder bij verwijdering van project of account of bij bezwaar |
| AI-kostenboekingen | 24 maanden, met onderscheid tussen account en kostendrager |
| Rate-limitgegevens (werkgeheugen) | minuten tot uren |
| Uitnodigingen | niet aanvaard: 30 dagen na verstrijken of intrekking; aanvaard: 24 uur |
| Log- en beveiligingsgegevens, analysegegevens, back-ups, zakelijke contacten, blokkeringsvermeldingen | slechts zo lang als het betrokken doel dat vereist; back-ups tot hun geplande overschrijving |
15. Uw rechten
U kunt inzage in en een kopie van uw persoonsgegevens vragen overeenkomstig art. 15 AVG, rectificatie overeenkomstig art. 16 (profiel- en factuurgegevens ook zelf in de applicatie), wissing overeenkomstig art. 17 en beperking overeenkomstig art. 18. Art. 20 verleent onder de daarin bepaalde voorwaarden het recht op overdraagbaarheid van gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en, voor zover technisch mogelijk, op rechtstreekse doorzending aan een andere verwerkingsverantwoordelijke; dat betreft niet automatisch elk afgeleid projectartefact. Verdergaande contractuele aanspraken op teruggave overeenkomstig de algemene voorwaarden blijven bestaan.
Bezwaar: tegen verwerking op grond van gerechtvaardigde belangen (zoals diagnosegebeurtenissen, beveiligingsverwerking, zakelijke contacten) kunt u op elk moment bezwaar maken om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. Wij verwerken dan niet verder, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, of de verwerking verband houdt met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Tegen direct marketing, met inbegrip van daarmee verband houdende profilering, kunt u op elk moment zonder motivering bezwaar maken.
Intrekking van toestemming: toestemmingen kunt u op elk moment met werking voor de toekomst intrekken, bijvoorbeeld via de cookie-instellingen, de afmeldlink, de accountinstellingen (productupdates, feedbacke-mails, fotobeschrijving, vrijgaven voor training) of privacy@planelec.be. De rechtmatigheid van de verwerking tot aan de intrekking blijft onverlet; de intrekking voor een optionele functie beëindigt geen andere rechtmatig noodzakelijke verwerking.
Klacht: u kunt overeenkomstig art. 77 AVG een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit, in het bijzonder in de lidstaat van uw gewone verblijfplaats, uw werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk. Belgische autoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) / Autorité de protection des données, Drukpersstraat 35 / Rue de la Presse 35, 1000 Brussel, telefoon +32 2 274 48 00, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be / www.autoriteprotectiondonnees.be. U hoeft niet eerst contact met ons op te nemen.
Verzoeken richt u aan privacy@planelec.be. Wij antwoorden binnen een maand na ontvangst; een noodzakelijke verlenging met ten hoogste twee maanden delen wij met opgave van redenen binnen de eerste maand mee. Bij gegronde twijfel over uw identiteit vragen wij enkel de noodzakelijke passende bewijzen, bijvoorbeeld een verzoek vanaf het e-mailadres van het account; een kopie van een identiteitsbewijs vragen wij niet onnodig. Een account is geen voorwaarde voor de uitoefening van uw rechten. De behandeling is in beginsel kosteloos; wettelijke uitzonderingen voor kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken blijven onverlet.
Betreft uw verzoek gegevens die een klant over u in PlanElec.be heeft ingevoerd, dan sturen wij het onverwijld door naar die klant, ondersteunen wij hem en brengen wij u daarvan op de hoogte. Onze eigen verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke vervullen wij zelf.
16. Vereiste gegevens en minderjarigen
Een account vereist een e-mailadres en de noodzakelijke aanmeldgegevens. Betalende boekingen vereisen de noodzakelijke contract- en factuurgegevens, bij ondernemingen het ondernemingsnummer; ontbreken die, dan kan de dienst niet worden afgesloten of gefactureerd. Projectgebonden verplichte gegevens, zoals het gekoppelde objectadres bij eenmalig gebruik, zijn vereist voor precies die functie. Optionele profielgegevens, reclame en vrijwillige feedback staan daar los van. Sketch kan zonder enig gegeven worden gebruikt.
De diensten richten zich tot vakbedrijven, ontwerpers en meerderjarige particulieren. Een account en overeenkomsten onder bezwarende titel vereisen meerderjarigheid of de toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger (zie algemene voorwaarden). De Belgische leeftijdsgrens van 13 jaar (art. 7 van de wet van 30 juli 2018) betreft enkel de toestemming voor rechtstreeks aangeboden diensten van de informatiemaatschappij overeenkomstig art. 8 AVG, zoals de nieuwsbrief, en niet de handelingsbekwaamheid. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen; vernemen wij dat een kind zonder toestemming van de ouders een account heeft, dan verwijderen wij dat account.
17. Beveiliging en wijzigingen
PlanElec.be neemt technische en organisatorische maatregelen overeenkomstig art. 32 AVG, in het bijzonder transportversleuteling (TLS), toegangscontrole via authenticatie, rolgebaseerde toegangsrechten en beveiliging op rijniveau in de database, scheiding van de omgevingen, geheimen enkel in de runtimeconfiguratie, regelmatige back-ups, logging van beveiligingsrelevante gebeurtenissen, rate limits, controlesommen en schrijfbeveiliging voor bewijsstukken en gearchiveerde documenten, een Content Security Policy en regelmatige beveiligingscontroles.
Wij passen deze verklaring aan wanneer diensten, dienstverleners of de rechtstoestand wijzigen. Nieuwe doeleinden worden vóór de aanvang ervan toegelicht overeenkomstig art. 13, lid 3, respectievelijk art. 14, lid 4, AVG; aangemelde gebruikers informeren wij bij wezenlijke wijzigingen in de applicatie en vragen wij om kennisname. Voor zover een toestemming nodig is, vragen wij die afzonderlijk en per doel; een algemene aanvaarding van de nieuwe privacyverklaring vervangt die niet, en evenmin een vereiste mededeling op grond van de verwerkersovereenkomst. De actuele versie met versievermelding staat op planelec.be/legal/privacy; eerdere versies en hun geldigheidsdatum blijven traceerbaar en zijn op verzoek verkrijgbaar.