Version: v6
Datenschutzerklärung
Version und Geltungsbeginn: v6, gültig ab 27/10/2026; ersetzt v5 vom 27/10/2026.
Diese Erklärung informiert nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem belgischen Gesetz vom 30/07/2018 darüber, welche personenbezogenen Daten PlanElec.be verarbeitet, warum, wie lange, an wen sie gehen und welche Rechte Sie haben. Sie gilt für planelec.be, pro.planelec.be, sketch.planelec.be, die Schnittstellen, den Support, die E-Mails und die Abrechnung von PlanElec.be. Die Erklärung ist eine Information; ihre Kenntnisnahme ersetzt keine Einwilligung, und Verarbeitungen werden nicht allein durch ihre Veröffentlichung begonnen.
1. Verantwortlicher und Kontakt
Stephan Behm, Einzelunternehmen PlanElec.be
Heggen 34, 4837 Baelen, Belgien
Unternehmensnummer: 1043.329.030
Datenschutz: privacy@planelec.be
Allgemeine Anfragen: info@planelec.be
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.
2. Verantwortlichkeit, Auftragsverarbeitung und Datenquellen
PlanElec.be ist Verantwortlicher, soweit es die Zwecke und wesentlichen Mittel der Verarbeitung selbst bestimmt, insbesondere für Kontoverwaltung, Vertragsabwicklung, Rechnungen, erforderliche Sicherheitsmaßnahmen, Kundenkommunikation und eigene Analysezwecke.
Bei der Speicherung und Bearbeitung von Projekt- und Zeichnungsinhalten im Auftrag eines Kunden handelt PlanElec.be nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV, planelec.be/legal/avv). Der Kunde kann Verantwortlicher oder seinerseits Auftragsverarbeiter sein; im zweiten Fall ist PlanElec.be weiterer Auftragsverarbeiter. Die Auswahl „Unternehmen“ oder „Privat“ allein legt diese Rollen nicht fest. Betroffene Personen, deren Daten ein Kunde in PlanElec.be eingegeben hat, wenden sich mit Auskunfts- oder Löschwünschen an diesen Kunden; an PlanElec.be gerichtete Anfragen leiten wir unverzüglich weiter und unterstützen den Kunden bei der Beantwortung.
Bei rein persönlicher oder familiärer Nutzung kann für den Nutzer die Haushaltsausnahme einschlägig sein; sie befreit PlanElec.be nicht pauschal von Datenschutzpflichten. Soweit PlanElec.be Inhalte für private Nutzer in eigener Verantwortlichkeit verarbeitet, gilt für deren eigene erforderliche Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Angaben über andere Personen (etwa den beauftragten Installateur oder Kontaktpersonen) ist der Vertrag mit dem Nutzer allein keine Rechtsgrundlage gegenüber diesen Dritten; für erforderliche gewöhnliche Kontakt- und Objektangaben kommt nach Interessenabwägung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht (Interesse an der vom Nutzer gewünschten Planung und Dokumentation). Nicht erforderliche oder sensible Daten sind zu vermeiden.
Wir erhalten Daten von Ihnen, von befugten Organisations- oder Projektmitgliedern, von Einladenden, beim gewählten Google-Login von Google sowie bei Zahlung und Abrechnung von Mollie, gegebenenfalls dem Peppol-Zugangspunkt und VIES. Projektunterlagen können Daten von Bauherren, Mietern, Eigentümern, Installateuren und anderen Kontaktpersonen enthalten. Weitere Quellen von Geschäftskontakten beschreibt Abschnitt 13.
Sind Sie nicht Vertragspartner, sondern etwa Mitarbeiter eines Geschäftskunden, stützt sich die erforderliche Verwaltung Ihrer Benutzer- und Kontaktdaten auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Durchführung und Absicherung der Geschäftsbeziehung mit Ihrem Unternehmen). Lit. b wird nur verwendet, soweit Sie selbst Partei des betreffenden Vertrags sind.
Soweit PlanElec.be Verantwortlicher für nicht bei Ihnen erhobene Daten ist, erhalten Sie die Informationen nach Art. 14 DSGVO spätestens innerhalb eines Monats, bei früherer Kontaktaufnahme spätestens dabei und bei früherer Offenlegung an einen anderen Empfänger spätestens bei dieser. Gesetzliche Ausnahmen werden nur nach dokumentierter Prüfung angewendet. Soweit PlanElec.be Auftragsverarbeiter ist, unterstützt es den Verantwortlichen bei dessen Informationspflichten.
3. Besuch, Betrieb und Sicherheit
Beim Abruf der Websites werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet: IP-Adresse, angefragte Adresse, Zeitpunkt, Browserkennung und Referrer. Zur Begrenzung von Anmelde-, Registrierungs- und Schnittstellenaufrufen hält der Anwendungsserver IP-Adresse und E-Mail-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher; in Server-Logs erscheinen E-Mail-Adressen nur pseudonymisiert. Zwecke sind Bereitstellung, Fehlerbehebung und Abwehr von Missbrauch; Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).
Die Anwendungen laufen auf einem virtuellen Server bei IONOS SE, betrieben mit der Plattform Coolify; Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher laufen bei Supabase in der EU-Region. Coolify und das eigene Cockpit sind Betriebssoftware desselben Betreibers, nicht allein dadurch zusätzliche Empfänger.
Sicherheitsrelevante Ereignisse (Anmeldungen, Registrierungen, fehlgeschlagener E-Mail-Versand, technische Fehler) können an einen privaten, zugriffsgeschützten Benachrichtigungsdienst des Betreibers gemeldet werden; diese Meldungen können Ihre E-Mail-Adresse enthalten. Die Erreichbarkeit der Dienste prüft ein Uptime-Dienst ohne Personendaten.
4. Konto, Anmeldung und Rechtstextnachweise
Für ein Konto werden E-Mail-Adresse, Anmeldedaten (Passwort nur als Hash), optional Name, Sprache, Kundentyp, bei Unternehmen optional Firmendaten, Bestätigungs- und Aktivitätszeitpunkte sowie persönliche Zugangstoken (nur als Hash) und Freigaben verbundener Anwendungen (OAuth) samt Widerruf verarbeitet.
Beim angebotenen Google-Login übernimmt PlanElec.be die dafür freigegebenen Angaben (E-Mail-Adresse, Name, Konto-ID). Google verarbeitet die Daten seines Anmeldedienstes in eigener Verantwortung.
Rechtsgrundlage für notwendige Kontofunktionen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Mitarbeitern von Unternehmenskunden und für Sicherheitszwecke gegebenenfalls lit. f nach Abschnitt 2. Kontodaten werden bis zur Kontolöschung (Abschnitt 14) gespeichert.
Nachweise zu Rechtstexten und Bestellungen. Die Anwendung dokumentiert Ihre Zustimmung zu den AGB, die Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung und bei Geschäftskunden die Annahme des AVV mit Zeitpunkt, Version, Sprache, IP-Adresse und Browserkennung in einem unveränderlichen Protokoll. Im Bestellvorgang werden zusätzlich die Kennungen der bestätigten Vertragstexte und der Widerrufsbelehrung, der Zeitpunkt und, bei Verbrauchern, Ihre Erklärung zum vorzeitigen Leistungsbeginn beziehungsweise zur Sonderabrede der Einzelnutzung gespeichert. Erklären Sie einen Widerruf über die Online-Funktion „Vertrag widerrufen“, speichern wir Inhalt, Datum und Uhrzeit Ihrer Erklärung und senden Ihnen eine Eingangsbestätigung (Abschnitt 8). Die Annahme der AGB ist ein Vertragsvorgang; die Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung ist keine Einwilligung in die hier beschriebenen Verarbeitungen.
Die Speicherung dieser Nachweise stützt sich je nach Nachweis auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beweisinteresse) beziehungsweise eine einschlägige gesetzliche Pflicht nach lit. c. Eine gesetzliche Pflicht, jede IP-Adresse und Browserkennung zehn Jahre zu speichern, wird nicht behauptet.
5. Pro: Projekte, Zusammenarbeit und Archive
Projektinhalte: Grundrisse (gezeichnet oder hochgeladen als PDF, Bild, DXF oder DWG), Räume, Geräte, Stromkreise, Schaltschränke, Kabel, PV-Angaben, Fotos und Dateien, Notizen, Projektname, Objektadresse und Standort, Angaben zu Kunde, Installateur, Kontrollorganismus und EAN, erzeugte Dokumente und deren Versionen, Projektverlauf (wer wann was geändert hat, einschließlich Änderungen des KI-Assistenten), Kommentare, Mitgliedschaften und Rollen. Zweck ist die gewünschte Planung und Dokumentation. Rechtsgrundlage und Rolle richten sich nach Abschnitt 2.
Eingelesene Grundrisse: Grundrissdateien, die Sie in Pro einlesen (Bild, PDF, DXF oder DWG, auch über den Assistenten oder eine MCP-Anbindung), bewahren wir zusätzlich als Kopie verschlüsselt in unserem Sicherungsspeicher in der EU auf, getrennt vom Projekt. Bei DWG-Dateien gehören die umgewandelte DXF-Datei und das technische Protokoll der Umwandlung dazu, außerdem Dateiname, Art, Größe, Zeitpunkt, Ergebnis des Imports und ein Fehlercode. Zweck ist, Importfehler zu analysieren und Import und Grundrisserkennung zu verbessern, auch mit KI-Auswertungen über die EU-Routen nach Abschnitt 9. Die Dateien können Angaben zu Kunden, Objektadressen und Beteiligten enthalten. Nur das Team von PlanElec.be hat Zugriff; wir geben die Kopien nicht weiter und nutzen sie nicht zum Training von KI-Modellen. Für diesen Zweck sind wir selbst verantwortlich; bei Fachbetrieben erlaubt der AVV diese Aufbewahrung ausdrücklich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen Import). Nach 90 Tagen löschen wir die Kopien automatisch, bei Löschung des Projekts oder Kontos früher. Sie können jederzeit widersprechen, in den Kontoeinstellungen unter Datenschutz oder per E-Mail an privacy@planelec.be; wir löschen dann die vorhandenen Kopien Ihres Kontos und bewahren keine weiteren auf.
Zusammenarbeit: Organisationsprofil (Firmendaten, Logo, Farben für PDFs), Rollen, Mitgliedschaften, eingeladene E-Mail-Adressen mit Einladungsstatus und -zeitpunkt sowie Freigaben werden für die Zusammenarbeit verarbeitet. Berechtigte Mitglieder können Inhalte, Änderungen und Anwesenheitsinformationen (Name, Cursor) sehen. Die E-Mail-Adresse einer eingeladenen Person verarbeiten wir vor Annahme der Einladung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der gewünschten Zusammenarbeit); sie erlaubt keine Werbung an die eingeladene Person. Nicht angenommene Einladungen löschen wir 30 Tage nach Ablauf oder Widerruf, angenommene 24 Stunden nach der Annahme.
Lokale und Offline-Verarbeitung: Geöffnete Projekte, hochgeladene Medien in der Warteschlange und ein lokales Änderungsprotokoll können im Browser (IndexedDB, localStorage) liegen, damit Sie ohne Verbindung weiterarbeiten können; diese Kopie liegt nur auf Ihrem Gerät. Die Offline-Funktion hat den dokumentierten Pilotumfang. Auf gemeinsam genutzten Geräten können lokale Kopien und Einstellungen weiter zugänglich sein.
QR-Archivierung: Bei unterstützten Exporttypen kann ein archivierter Stand mit zufälliger Kennung, SHA-256-Prüfsumme und QR-Code entstehen. Ein widerrufbarer Besitzlink erlaubt den Abruf der PDF ohne Konto; wer einen solchen Link erhält, kann die darin freigegebenen personenbezogenen Inhalte sehen. Die öffentliche Prüfseite zeigt nach der Vorlage nur Archivmetadaten (Dokumenttyp, Version, Zeitpunkt, Prüfsumme, Status). Beim Aufruf verarbeiten wir die Zugriffsdaten nach Abschnitt 3. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Archivierung als Bestandteil des Dienstes) und lit. f (Nachweis der Dokumentintegrität, Missbrauchsabwehr).
Archive und aktive Projektinhalte bleiben bis zur maßgeblichen Projekt-, Organisations- oder Kontolöschung gespeichert; für Sicherungen gilt Abschnitt 14. Nach der Löschung eines archivierten Dokuments kann eine opake Kennung als „gelöscht“-Markierung verbleiben, damit gedruckte QR-Codes einen Zustand anzeigen. Eine solche Kennung ist nicht automatisch anonym: Solange eine Zuordnung über Unterlagen oder Systeme möglich ist, behandeln wir sie als personenbezogen und beschränken sie auf diesen Zweck mit geeigneter Frist.
Produktfotos von Herstellerservern: Bei der Auswahl von Wechselrichtern in der PV-Planung, auf den öffentlichen Wechselrichter-Datenblattseiten und im Synergrid-Check können Produktfotos direkt vom Server des jeweiligen Herstellers geladen werden; dabei wird Ihre IP-Adresse an diesen Server übertragen, ohne Referrer. Wird das Foto nicht geladen, zeigen wir ein neutrales Symbol. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
6. Sketch
Ohne Konto: Zeichnungen und die PDF-Erzeugung erfolgen im Browser, Trikker-Dateien wandelt Sketch im Browser um. Eingelesene Dateien bewahren wir nach dem Absatz „Eingelesene Dateien“ auf, sofern Sie nicht widersprechen; darüber hinaus erhält PlanElec.be keine Inhalte. Beim Besuch fallen Verbindungsdaten nach Abschnitt 3 an; zur Messung siehe Abschnitt 10.
Mit Konto: Sketch prüft bei jedem Öffnen und bei Rückkehr zum Tab bei planelec.be, ob Sie angemeldet sind; dabei werden die Anmelde-Cookies von planelec.be mitgesendet. Sketch setzt keine eigenen Cookies. Angemeldet werden Cloud-Zeichnungen automatisch gespeichert; eine schon vor der Anmeldung lokal vorhandene Zeichnung wird erst nach Ihrer Rückfrage übernommen.
Gespeichert werden der Zeichnungsinhalt mit allen eingetragenen Angaben (Kunde, Anlagenadresse, EAN, Installateur mit Kontaktdaten und Logo, Kontrollstelle, Notizen), Titel, Zeitpunkte, Revisionsnummer und Prüfsumme. Bilder importierter Grundrisse speichern wir nicht in Ihrem Konto (siehe aber „Eingelesene Dateien“). Cloud-Grenzen: 1.000 Zeichnungen und 200 MiB je Konto. Beim Abmelden entfernt Sketch die aktive Cloud-Zeichnung vom Gerät; das ist keine Zusage der Löschung aller sonstigen lokalen Einstellungen. Eine Übergabe nach Pro erzeugt dort ein Projekt und gegebenenfalls eine Verknüpfung.
Prüfsiegel: Für einen gespeicherten, unveränderten Stand können eine Standkopie und Prüfdaten angelegt werden. Die Prüfseite zeigt Siegelnummer, Revision, Prüfsumme, Erstellungsdatum und Status, keine Zeichnungsinhalte und keine Namen. Mit der Zeichnung werden auch ihre Siegel gelöscht; eine reduzierte Löschmarkierung kann verbleiben und ist nach Abschnitt 5 zu bewerten.
Eingelesene Dateien: Dateien, die Sie in Sketch einlesen (Trikker-Dateien, Sketch-Projektdateien, Grundrisse als Bild oder PDF und Vorlagen für den KI-Schemaleser), sendet Sketch an planelec.be. Wir bewahren sie verschlüsselt in unserem Sicherungsspeicher in der EU auf, um Import und KI-Schemaleser an echten Dateien zu prüfen und zu verbessern. Die Dateien können Angaben zu Kunden, Anlagenadressen, EAN-Nummern und Installateuren enthalten. Gespeichert werden die Datei, ihr Name, ihre Art, Größe, Zeitpunkt und die Sprache der Oberfläche, aber keine Kontokennung, keine IP-Adresse und keine Cookies. Zu jeder Trikker-Datei erhält das Team eine Benachrichtigung mit Dateiname und Größe über den Benachrichtigungsdienst nach Abschnitt 3. Nur das Team von PlanElec.be hat Zugriff; wir geben die Dateien nicht weiter und nutzen sie nicht zum Training von KI-Modellen. Nach 90 Tagen löschen wir sie automatisch. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen Import). Sie können jederzeit widersprechen: Entfernen Sie das Häkchen unter der Dateiauswahl; Sketch sendet dann keine Dateien mehr und merkt sich Ihre Entscheidung auf Ihrem Gerät. Bereits gesendete Dateien löschen wir auf Anfrage an privacy@planelec.be.
Lokaler Speicher (nur auf Ihrem Gerät):
| Eintrag | Zweck |
|---|---|
planelec-sketch:autosave (localStorage), ältere be-elektroplan:autosave |
Arbeitskopie der Zeichnung |
planelec-sketch (IndexedDB) |
Bilder importierter Grundrisse |
planelec-sketch:installer (localStorage) |
Installateurangaben für neue Zeichnungen |
planelec-sketch:clipboard (localStorage) |
kopierte Elemente |
planelec-sketch:hints, planelec.library.favorites (localStorage) |
ausgeblendete Hinweise, Favoriten |
planelec-sketch:cloud-link, planelec-sketch:cloud-declined (localStorage) |
Cloud-Verknüpfung und Übernahmeentscheidung |
planelec-sketch-handover (IndexedDB), planelec-sketch:handover:trik (sessionStorage) |
zeitweilige Übergabe einer Trikker-Datei, danach gelöscht |
planelec-sketch:input-archive (localStorage) |
Ihr Widerspruch gegen das Aufbewahren eingelesener Dateien |
Rechtsgrundlage für Konto, Cloud-Zeichnungen und Prüfsiegel: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gemäß Abschnitt 2. Zum KI-Schemaleser siehe Abschnitt 9, zur Messung Abschnitt 10.
7. Zahlung, Rechnungen und Vertragsabwicklung
Rechnungsprofil und Verträge: Verarbeitet werden Kundentyp, Name oder Firma, Anschrift, Land, Unternehmens- und MwSt.-Nummer, Rechnungs-E-Mail-Adresse, Sprache, Tarif, Plätze, Laufzeiten, Preise, Buchungs- und Zahlungsstatus, bei der Einzelnutzung die gebundene Objektadresse, Gratisfreischaltungen (Frühstarter, Akquise-Code), Kündigungen, Widerrufe, Erinnerungsstufen und Forderungen. Grundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für eigene Verträge, lit. c für konkrete steuerliche Pflichten und lit. f für notwendige Geschäftsabwicklung und Rechtsverfolgung. Der Billing-Dienst von PlanElec.be läuft auf unserem Server mit eigener Datenbank und einem Belegarchiv bei Supabase; jede Rechnung friert die zum Zeitpunkt gültigen Rechnungsdaten ein. Das interne Cockpit zeigt Verträge, Rechnungen und Zahlungsstatus für Support und Buchhaltung.
Widerruf und Kündigung: Erklären Sie einen Widerruf oder eine Kündigung (im Konto, über die Online-Funktion „Vertrag widerrufen“, per E-Mail oder Formular), verarbeiten wir Inhalt, Datum und Uhrzeit der Erklärung, den betroffenen Vertrag und die Abwicklung (Vertragsende, Berechtigungen, Erstattung, Gutschrift) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.
Mollie: Zahlungen wickelt Mollie B.V., Amsterdam, Niederlande, ab. Mollie handelt für seine regulierten Zahlungsaufgaben als eigener Verantwortlicher. Karten-, Konto- oder Bancontact-Daten geben Sie ausschließlich auf den Seiten von Mollie ein. PlanElec.be verarbeitet Zahlungsstatus, Zahlungsart, Betrag, Mandatsreferenz, eine maskierte Kennung des Zahlungsmittels und technische Zahlungskennungen. Das an Mollie übermittelte technische Metadatenobjekt enthält Betrag, Beschreibung, Sprache, Rücksprungadresse und Rechnungs-, Vertrags-, Organisations- und Vorgangskennungen, aber keine Namen, E-Mail-Adressen oder Anschriften. Daraus folgt nicht, dass sämtliche anderen Mollie-Aufrufe oder Mandatsantworten frei von solchen Angaben sind. Die Datenschutzerklärung von Mollie: www.mollie.com/privacy. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Zahlungsabgleich: Zur Erkennung von Erstattungen, Rückbuchungen und Abweichungen gleicht der Billing-Dienst abgeschlossene Zahlungen bis zu 540 Tage ab dem ersten Senden der Zahlungsoperation lesend mit Mollie ab. Endgültig nie bezahlte Vorgänge fallen früher aus dem Abgleich. Das Ende des Abgleichs bedeutet keine Löschung der Zahlungs-, Beobachtungs- oder Auditdaten. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (korrekte Abrechnung, Missbrauchsabwehr).
Belege: Rechnungen, Gutschriften und Zahlungsbelege erstellen wir als PDF/A mit eingebetteter strukturierter Rechnung (EN 16931). Sie enthalten die gesetzlich erforderlichen Vertrags-, Empfänger- und Steuerangaben, werden unveränderlich mit Prüfsumme archiviert, per E-Mail über Resend an Ihre Rechnungsadresse gesendet und stehen im Konto zum Abruf bereit. Eine Kopie an die Buchhaltung ist nur bei entsprechender Konfiguration vorgesehen. Für Rechnungen und gesetzlich notwendige Belegbestandteile ist eine zehnjährige umsatzsteuerliche Aufbewahrung ab dem 1. Januar des Folgejahres vorgesehen. Gesetzlich benötigte Daten bleiben bei einer Kontolöschung zweckbeschränkt erhalten.
Die Rechnungsprüfung per QR-Code verweist auf einen gespeicherten Belegbezug; nur ein zusätzlicher Vergleich der vollständigen Datei bestätigt ihre Unverändertheit.
Peppol und Zugangspunkt: Für strukturierte E-Rechnungen an Geschäftskunden im gesetzlichen Anwendungsbereich übertragen wir die erforderlichen Rechnungsangaben (Firma, Anschrift, Unternehmens- und MwSt.-Nummer, Peppol-Kennung, Positionen, Beträge, Rechnungsnummer und -datum) an den Zugangspunkt Recommand (BRBX BV, Nieuwdorp 5, 3990 Peer, Belgien) und über das Peppol-Netzwerk an den Zugangspunkt des Empfängers; zuvor fragen wir im Peppol-Verzeichnis die Empfangsbereitschaft ab. Über denselben Zugangspunkt empfangen wir E-Rechnungen von Lieferanten. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO im gesetzlichen Pflichtbereich (Art. 53 § 2bis WBTW), im Übrigen lit. b beziehungsweise lit. f. Nicht jede Rechnung an einen Kunden mit belgischer Unternehmensnummer ist gesetzlich Peppol-pflichtig.
VIES: Bei freigegebenen Geschäftskunden in anderen EU-Mitgliedstaaten prüfen wir die MwSt.-Nummer über den VIES-Dienst der Europäischen Kommission; gespeichert werden Ergebnis, Fehlercode, Zeitpunkt und die von VIES vergebene Abfragekennung als Nachweis. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Forderungen: Bei Nichtzahlung verarbeiten wir Erinnerungsstufen, Fristen und Zahlungsversuche; bei Verbrauchern beachten wir Buch XIX WER (kostenlose erste Erinnerung, Wartefrist, Höchstbeträge). Erforderliche Kontaktdaten und Forderungsbelege können an befugte Rechtsanwälte, Beitreibungsstellen, Gerichte oder Behörden gehen. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Forderungsprüfung und Rechtsdurchsetzung) beziehungsweise lit. c. Gesetzliche Einschränkungen der Verbraucherbeitreibung bleiben unberührt.
8. Kommunikation und Werbung
Notwendige E-Mails: PlanElec.be nutzt Resend als Auftragsverarbeiter für Konto-, Service- und Feedbackkommunikation: Bestätigung der E-Mail-Adresse, Anmeldelinks, Passwort-Zurücksetzen und E-Mail-Änderung (über die Authentifizierung von Supabase), Zustimmungsbestätigungen zu Rechtstexten, Einladungen, Datenexport, Feedback-Eingangsbestätigungen, persönliche Antworten des Teams sowie notwendige Konto-, Sicherheits- und Service-Nachrichten. Mit dem Start der kostenpflichtigen Tarife kommen Bestellbestätigungen, Rechnungen und Zahlungsbelege, Widerrufs- und Kündigungsbestätigungen, Verlängerungserinnerungen und Zahlungserinnerungen hinzu.
Je nach Nachricht werden Adresse, Sprache, optional Vorname, Absender, Betreff, Inhalt, Anhänge (bei Belegen das PDF) und Versand-, Zustell-, Bounce- oder Beschwerdestatus verarbeitet; bei Antworten per E-Mail auch Antworttext und notwendige Mailheader. Technisch beteiligt ist auch der Mailanbieter des Empfängers. Click- und Open-Tracking ist für diese Mails deaktiviert. Grundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei gesetzlich notwendigen Mitteilungen lit. c, für Sicherheit und Zustellkontrolle lit. f. Diese Mails hängen nicht von einer Einwilligung in Analyse oder Werbung ab.
Im Versandprotokoll des Cockpits entfernen wir Empfängeradresse und Inhalt 90 Tage nach Abschluss des Versands; die übrigen Versanddaten (Art, Status, Zeitpunkte) nach 24 Monaten.
Hilfe und Feedback: Kontogebundene Unterhaltungen können Nachricht, Kategorie, optionale Screenshots, technische Kontextdaten (aufgerufener Pfad, Browserkennung, Fenstergröße, Sitzungskennung) und Antworten enthalten. E-Mail-Antworten werden nach Absenderprüfung zugeordnet; der E-Mail-Kanal für Hilfe und Feedback ist in den Kontoeinstellungen getrennt abschaltbar. Nachrichtentexte können nach Abschnitt 9 mit KI verarbeitet werden. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Support als Teil des Dienstes) beziehungsweise lit. f (nachvollziehbare Bearbeitung und Fehlerbehebung). Screenshots und Diagnosedaten werden 90 Tage nach Abschluss entfernt; Unterhaltungen bei Kontolöschung; KI-Entwürfe nach 90 Tagen.
Newsletter und Produktwerbung: Versand nur auf Grundlage einer aktiven, gesonderten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. XII.13 WER), ohne vorangekreuztes Feld und ohne Kopplung an den Dienst. Die Anmeldung wird erst nach Klick auf den Bestätigungslink wirksam (Double-Opt-in); Newsletter enthalten einen Abmeldelink und einen One-Click-Abmeldemechanismus. Für den Versand und die Kontaktliste nutzen wir Resend. Widerruf jederzeit über den Abmeldelink, die Kontoeinstellungen oder privacy@planelec.be; eine gesetzliche Bestandskundenausnahme wird nicht pauschal unterstellt.
Nach einer Abmeldung wird die Werbenutzung beendet. Ein minimaler Sperrvermerk kann erforderlich bleiben, um den Widerspruch dauerhaft zu beachten; dafür gelten Zweckbindung, Zugriffsschutz und eine dokumentierte Speicherdauer. Ein E-Mail-Hash ist hierfür ein pseudonymes personenbezogenes Datum, keine anonyme Information.
9. KI-Verarbeitung
9.1 Allgemeine Regeln
Die Anwendung verwendet KI für Assistentenfunktionen, Erkennung, Transkription und im Support. Die jeweilige Oberfläche weist spätestens vor der ersten Interaktion darauf hin; dieser Abschnitt ersetzt den Hinweis in der Oberfläche nicht. Die automatische Fotobeschreibung setzt eine Aktivierung voraus; Support-Entwürfe werden automatisch vorbereitet und vor dem Versand menschlich geprüft.
Anfragen werden über OpenRouter (OpenRouter, Inc., USA) an Modellbetreiber geleitet. Für die Bild- und Textfunktionen in Pro, Sketch und Support verlangt PlanElec.be EU-Routen bei Microsoft Azure, Google Cloud Vertex AI oder Amazon Bedrock, „Zero Data Retention“ (keine Speicherung der Eingaben und Antworten beim Modellbetreiber, keine Nutzung zum Training) und verweigerte Datensammlung; ein Ausweichen auf Endpunkte ohne diese Vorgaben ist abgeschaltet, sodass eine Funktion eher ausfällt. Bei den KI-Funktionen übermitteln wir weder Ihre E-Mail-Adresse noch Ihre Kontokennung. Dies ist zunächst eine technische Anforderung.
PlanElec.be nutzt Projektinhalte nicht zum Training eigener Modelle. Eingaben werden zur angeforderten Verarbeitung ausgewertet und können von PlanElec.be nach den folgenden Fristen protokolliert werden. EU-Modellbetrieb schließt einen Drittlandtransfer über den Vermittler oder Fernzugriffe nicht aus (Abschnitt 11).
9.2 Assistent
Geben Sie dem Assistenten in einem Projekt einen Auftrag, übermitteln wir Ihren Auftragstext, eine Zusammenfassung des bisherigen Gesprächs und die Ergebnisse der Werkzeuge, die der Assistent aufruft (etwa Stromkreise und Prüfergebnisse). Kunden-, Adress- und Notizfelder des Projekts gehen nicht als solche mit. Erkennbare E-Mail-Adressen, belgische Telefonnummern und typische Anschriften werden herausgefiltert; das gelingt nicht in jedem Fall, insbesondere nicht bei Freitext oder Werkzeugergebnissen. Modelle: derzeit Claude (Anthropic) über Google Cloud Vertex AI oder Amazon Bedrock in der EU-Region.
PlanElec.be speichert ein Laufprotokoll (gefilterter Auftrag, Antworten, Werkzeugergebnisse, Modell- und Kostenangaben) und Ihre optionale Bewertung bis zwölf Monate nach der letzten Aktivität des Laufs; wird das Projekt oder Ihr Konto früher gelöscht, dann mit ihm. Die Projekthistorie bleibt erhalten, verweist danach aber nicht mehr auf den Lauf.
9.3 Diktat
Diktieren Sie dem Assistenten, senden wir die Aufnahme (höchstens 120 Sekunden) mit der gewählten Sprache über OpenRouter an den Transkriptionsdienst von ElevenLabs (ElevenLabs, Inc., USA), mit Zero Data Retention und verweigerter Datensammlung. Diese Route ist derzeit nicht auf EU-Endpunkte beschränkt.
Aufnahme und Transkript bewahrt PlanElec.be im Transkriptionsschritt nicht auf. Senden Sie den korrigierten Text anschließend als Auftrag ab, kann er im Laufprotokoll nach Abschnitt 9.2 gespeichert werden. Die Texteingabe ist eine Alternative. Eine Stimme ist nicht allein aufgrund ihrer Aufnahme ein biometrisches Datum im Sinne von Art. 9 DSGVO; sensible Inhalte im Diktat wären gesondert zu beurteilen.
9.4 Grundriss- und Schaltschrankerkennung
Bei der Grundrisserkennung werden das Seitenbild und der Text der ausgewählten Seite übertragen, gegebenenfalls mit Angaben aus dem Plankopf (etwa Bauherr oder Adresse). Erkennungskopie, Eingabe, Antwort und Vorschlag bleiben 90 Tage nach Abschluss (Übernahme oder Verwerfen), nie bewertete Läufe 90 Tage nach Erstellung. Übernommene Unterlegerkopien und die hochgeladene Originaldatei bleiben als Projektbestandteile bis zur Projektlöschung. Modell: derzeit ein GPT-Modell von OpenAI, betrieben auf Microsoft Azure in der EU-Region. Höchstens 30 Läufe je Nutzer und Tag.
Bei der Schaltschrankerkennung werden bis zu sechs ausgewählte Fotos übermittelt. Gespeichert wird der Vorschlag beim Projekt; die Fotos liegen bereits als Projektdateien vor. Höchstens 20 Läufe je Nutzer und Tag.
9.5 Fotobeschreibung
Nach gesonderter Aktivierung in den Einstellungen können hochgeladene Fotos automatisch beschrieben und kategorisiert werden; dafür senden wir das Bild. Die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gilt nur, soweit die betroffene Person sie wirksam erteilen kann; ein Kontonutzer kann nicht pauschal für alle abgebildeten Dritten einwilligen. Für Auftragsdaten ist zusätzlich eine rechtmäßige Weisung erforderlich. Der Widerruf stoppt die weitere automatische Beschreibung. Bereits erzeugte personenbezogene Beschreibungen werden gelöscht, wenn keine andere rechtmäßige Grundlage für ihre weitere Speicherung besteht.
9.6 KI-Schemaleser in Sketch
Angemeldet können Sie bis zu fünf Seiten eines Eindrahtschemas auswählen; PDF-Seiten wandelt Sketch im Browser in Bilder um. Die Bilder gehen über OpenRouter an ein Modell auf einem EU-Endpunkt (derzeit ein GPT-Modell von OpenAI auf Microsoft Azure) mit Zero Data Retention. Das Modell liest auch das Schriftfeld (Projekt, Kunde, Anlagenadresse, Installateur, EAN). Für die Auswertung verarbeiten wir die Bilder nur im Arbeitsspeicher; die ausgewählten Dateien selbst bewahren wir nach Abschnitt 6 („Eingelesene Dateien“) auf, sofern Sie nicht widersprechen. Das Ergebnis halten wir 24 Stunden zum Abruf bereit; in Ihre Zeichnung kommt es nur, wenn Sie es übernehmen. Technische Laufdaten (Status, Seitenzahl, Modell- und Promptversion, Zeitpunkte, Fehlercode, Prüfsumme der Eingabe) löschen wir nach 90 Tagen. Höchstens zehn Läufe je Konto und Tag.
9.7 KI im Support
Ein Teammitglied kann den vollständigen Text einer Nachricht übersetzen lassen (nur Text sowie Quell- und Zielsprache). Zu eingehenden Nachrichten erstellt eine KI automatisch einen Antwortentwurf für das Team aus höchstens den letzten sechs Nachrichten ohne Zitate und Signaturen; Links, IBAN, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und bekannte Namen werden vorher durch Platzhalter ersetzt, was nicht in jedem Fall gelingt. Modell: Claude (Anthropic) auf EU-Endpunkten von Google Cloud Vertex AI oder Amazon Bedrock über OpenRouter mit Zero Data Retention. Kein Entwurf wird ohne menschliche Prüfung versendet; Entwürfe werden nach 90 Tagen gelöscht. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (verständliche, zuverlässige Bearbeitung); für im Auftrag übermittelte Projektinhalte bleiben AVV und Weisungen maßgeblich.
9.8 Kontingent und freiwillige Freigaben
Für das monatliche KI-Kontingent werden je Aufruf Zeitpunkt, Zweck, Modell, Kosten, Status, eine Bezeichnung (etwa ein Dateiname, nie der Eingabetext), das Projekt und die auslösende Person verarbeitet. Wer die Kosten trägt (etwa der Inhaber einer Organisation), sieht in Übersicht und CSV-Export auch Name oder E-Mail-Adresse der auslösenden Person. Einzelbuchungen bleiben 24 Monate. Bei Kontolöschung werden eigene Kontingente und Buchungen gelöscht; bei Buchungen zulasten eines anderen Kontos wird die Zuordnung zu Ihnen sofort entfernt. Im Cockpit bleiben Nutzungszähler ohne Inhalte (Token, Audiosekunden, Kosten) bis zur Kontolöschung. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise Auftragsverarbeitung; eigene Sicherheits- und Abrechnungszwecke nach Abschnitten 2 und 7.
Unter Einstellungen → „KI und Datenfreigaben“ können Sie einzelne Dokumente für die künftige Verbesserung eigener PlanElec.be-Erkennungsmodelle freigeben. Wir dokumentieren die Freigabe mit Nutzerkennung, Dokumentkennung und -bezeichnung, Dateihash, Textversion sowie Erteilungs- und Widerrufszeit. Eine Trainingsnutzung ist derzeit nicht aktiv; es gibt keinen Trainingsbestand. Ablehnung und Widerruf ändern weder KI-Zugang noch Kontingent. Eine Freigabe für PlanElec.be ist keine Freigabe für externe KI-Anbieter und legitimiert keine Rechte Dritter. Vor einer künftigen Trainingsverarbeitung werden Rollen, Rechtsgrundlagen, Anonymisierung und Information gesondert festgelegt und diese Erklärung aktualisiert. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
10. Endgerätespeicher, Analyse und interne Systeme
10.1 Cookies und lokaler Speicher
| Cookie | Zweck | Laufzeit | Kategorie |
|---|---|---|---|
planelec_access |
Anmeldung (Access Token) | 1 Stunde | essenziell |
planelec_refresh |
Erneuerung der Anmeldung (Refresh Token) | 30 Tage | essenziell |
planelec_recovery |
Marker für den Passwort-Reset-Ablauf | 10 Minuten | essenziell |
planelec_locale |
Spracheinstellung | 1 Jahr | essenziell |
ph_* |
PostHog Produktanalyse mit Nutzerzuordnung | Sitzung / bis 1 Jahr | Analyse, nur mit Einwilligung |
Lokaler Speicher (localStorage, IndexedDB) kann Ihre Cookie-Entscheidung (planelec_cookie_consent), die Sprache, Ansichts- und Filtereinstellungen sowie die Offline-Arbeitskopie geöffneter Projekte (Abschnitt 5) enthalten.
Für den Zugriff auf Ihr Endgerät gilt neben der DSGVO Art. 129 des Gesetzes vom 13/06/2005 über die elektronische Kommunikation. Ohne Einwilligung sind nur die für den ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlichen Speicherungen zulässig; „Bedienkomfort“ oder „cookielos“ allein begründen keine Ausnahme. Analyse-Cookies setzen wir nur nach Ihrer Einwilligung im Cookie-Banner (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Auswahl können Sie jederzeit in den Einstellungen (Zahnrad) unter „Cookie-Einstellungen“ ändern oder widerrufen; der Widerruf ist so einfach wie die Erteilung.
10.2 PostHog
Wir verwenden PostHog (PostHog, Inc., USA; PostHog Cloud EU mit Datenhaltung in Frankfurt; Aufruf über unseren Proxy io.planelec.be). Mit Ihrer Einwilligung kann PostHog die Produktanalyse Ihrem Konto zuordnen (pseudonyme Nutzer-ID), Cookies und localStorage verwenden und eine maskierte Sitzungsaufzeichnung starten: Eingaben sowie angezeigte Personen-, Kunden-, Adress- und Projektdaten werden unkenntlich gemacht, allgemeine Bedientexte bleiben sichtbar; Konsolenlogs, Canvas-Inhalte, fremde Iframes und Netzwerkdaten werden nicht aufgezeichnet. Ein Widerruf stoppt die Aufzeichnung sofort und entfernt die persistente Analyse-Identität. Pseudonymisiert bedeutet nicht anonym.
Unabhängig von Cookies meldet der Server von PlanElec.be technische Diagnose-Ereignisse an PostHog, etwa Fehler, Abweisungen, Zeitüberschreitungen und den Abschluss wichtiger Abläufe (etwa beim Speichern einer Sketch-Zeichnung, bei einem KI-Lauf oder einem Kauf). Sie enthalten stabile Codes, Zähler, Dauern und eine pseudonyme Kennung Ihres Kontos, keine Inhalte, keine E-Mail-Adresse und keine Namen. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betriebssicherheit und Fehlerbehebung) nach dokumentierter Interessenabwägung. Ein Analyse-Widerruf beseitigt diese Sicherheitsverarbeitung nicht automatisch; Sie können ihr nach Abschnitt 15 widersprechen.
Sketch zählt einzelne Schritte (etwa „Sketch geöffnet“, „PDF erstellt“) ohne Cookies, ohne Einträge auf Ihrem Gerät und ohne stabile Nutzerkennung. Jedes Ereignis geht an planelec.be und von dort mit einer zufälligen, einmal verwendeten Kennung, ohne Ihre IP-Adresse und ohne Standortauswertung an PostHog; zwei Ereignisse desselben Besuchs lassen sich nicht verknüpfen. Der Eingang beim eigenen Server verarbeitet gleichwohl Verbindungsdaten nach Abschnitt 3. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
10.3 Cockpit und interne Ereignisse
Bestimmte Ereignisse (Registrierung, Anmeldung, Zustimmung zu Rechtstexten, Anlegen und Löschen von Projekten, Newsletter-Anmeldungen, Feedback, KI-Verbrauch, Rechteänderungen aus der Abrechnung, Kontolöschung) werden an einen internen, von PlanElec.be betriebenen Event-Bus (MQTT-Broker auf unserem Server) übermittelt und im internen Verwaltungssystem (Cockpit) verarbeitet. Übermittelt werden technische Kennungen (Nutzer-ID, Aggregat-Typ, Zeitstempel), beim KI-Verbrauch zusätzlich Projekt-ID und Kennzahlen (Token, Audiosekunden, Kosten), keine Schemainhalte. Das Cockpit führt einen kuratierten Spiegel der Kontodaten (E-Mail-Adresse, Name, Kundentyp, Sprache, Tarif, Zeitpunkte) für Support, Abrechnung, Rechtstext-Versionierung, Newsletter-Verwaltung und betriebliche Auswertungen. Server und Broker stehen in der EU. Cockpit und Event-Bus sind interne Systeme desselben Betreibers und keine eigenständigen Empfänger; die externe Infrastruktur bleibt Empfänger. Technische Kennungen bleiben personenbezogen, solange sie einem Konto zugeordnet werden können. Rechtsgrundlagen nach Zweck: Vertrag und Support nach Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f, erforderliche Sicherheit nach lit. f, gesetzliche Belege nach lit. c, Werbung nach ihrer eigenen Grundlage. „Produktoptimierung“ rechtfertigt keine uneingeschränkte Weiterverwendung aller Daten.
11. Empfänger und Drittländer
| Empfänger | Funktion und Rolle | Standort / Stand der Garantien |
|---|---|---|
| Supabase Pte. Ltd. (Infrastruktur AWS) | Authentifizierung, Datenbank, Dateispeicher, Belegarchiv; Auftragsverarbeiter mit nachgelagerter Kette | EU-Region (Irland); Zugriffe außerhalb der EU nach Anbieter-DPA mit Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) |
| IONOS SE | Hosting des virtuellen Servers (Anwendungen, Billing, Cockpit, MQTT); Auftragsverarbeiter | EU |
| Plus Five Five, Inc. (Resend) | E-Mail-Versand und Newsletter-Kontaktliste; Auftragsverarbeiter | USA; Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) nach Anbieter-DPA |
| PostHog, Inc. (PostHog Cloud EU) | Produktanalyse und Diagnose; Auftragsverarbeiter | EU (Frankfurt); Anbieter mit Sitz in den USA, Übermittlungen nach Anbieter-DPA (Kapitel V DSGVO) |
| Mollie B.V. | Zahlungsabwicklung, Mandate, Erstattungen; eigener Verantwortlicher | Niederlande (EU) |
| Recommand (BRBX BV) | Peppol-Zugangspunkt für E-Rechnungen (Senden und Empfangen); Auftragsverarbeiter | Belgien (EU) |
| Europäische Kommission (VIES) | Prüfung von MwSt.-Nummern; eigener Verantwortlicher | EU |
| OpenRouter, Inc. | Vermittlung der KI-Anfragen (Zero Data Retention); Auftragsverarbeiter | USA; Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) nach der Datenverarbeitungsvereinbarung von OpenRouter |
| Microsoft Azure | Modellbetrieb für Grundrisserkennung und KI-Schemaleser; nachgelagert über OpenRouter | EU-Region |
| Google Cloud Vertex AI | Modellbetrieb (Claude) für Assistent und Support-Hilfen; nachgelagert über OpenRouter | EU-Region |
| Amazon Bedrock | Modellbetrieb (Claude) für Assistent und Support-Hilfen; nachgelagert über OpenRouter | EU-Region (eu-west-1) |
| ElevenLabs, Inc. | Transkription des Diktats über OpenRouter | USA (Standardspeicherort des Anbieters); Übermittlung über OpenRouter nach Kapitel V DSGVO |
| Google Ireland Limited (Anmeldedienst) | Anmeldung mit Google-Konto, nur wenn gewählt; eigener Verantwortlicher | Irland (EU) |
| Projekt- und Organisationsmitglieder, eingeladene Personen, Inhaber eines Besitzlinks | beauftragte Zusammenarbeit und Freigaben | Umfang nach Berechtigung und Freigabe |
| Mailanbieter des Empfängers | technische Zustellung | je Empfänger |
| Hersteller von Wechselrichtern | Laden von Produktfotos (IP-Adresse); eigene Verantwortliche | je Hersteller |
| Externe Buchhaltung, Steuerberatung, Rechtsberatung, Beitreibungsstellen, Gerichte, Behörden | Buchführung, Rechtsdurchsetzung, gesetzliche Aufgaben | nur bei tatsächlichem Einsatz; Belgien/EU |
Die überwiegende Datenhaltung in EU-Regionen bedeutet nicht, dass alle Daten ausschließlich in der EU verarbeitet werden. Übermittlungen in Drittländer benötigen zusätzlich zur Rechtsgrundlage nach Art. 6 die Anforderungen aus Kapitel V DSGVO: einen einschlägigen Angemessenheitsbeschluss (Art. 45, etwa das EU-US Data Privacy Framework bei aktiver, zum Empfänger und Datenumfang passender Zertifizierung) oder geeignete Garantien nach Art. 46, insbesondere wirksam abgeschlossene Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) mit Transferprüfung und ergänzenden Maßnahmen (Zero Data Retention, Verschlüsselung, Pseudonymisierung).
Informationen und eine Kopie der für Ihre Daten verwendeten Garantien erhalten Sie unter privacy@planelec.be; notwendige Schwärzungen dürfen die Aussagekraft nicht vereiteln. Die Liste der Unterauftragsverarbeiter im AVV deckt die auftragsbezogene Projektverarbeitung ab; sie ist nicht automatisch die vollständige Empfängerliste eigener Abrechnung und Werbung.
12. Automatisierte Entscheidungen und KI-Transparenz
KI-Vorschläge in der Planung sind keine rechtlich bindenden Entscheidungen über Personen. In der Abrechnung können automatisierte Zahlungs-, Steuer- und Berechtigungsregeln jedoch zu Ablehnungen, Einschränkungen oder Kündigungsvormerkungen führen (etwa bei fehlgeschlagener Zahlung oder erkannter Rückbuchung).
Fehler oder bestrittene automatisierte Ergebnisse können Sie an info@planelec.be melden; ein Mensch prüft den Fall.
Die KI-Kennzeichnung in den Oberflächen deckt die erste Interaktion ab (Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689). Ob PlanElec.be zusätzlich als Anbieter eines generativen KI-Systems maschinenlesbare Kennzeichnungen nach Art. 50 Abs. 2 schuldet, wird gesondert geprüft; diese Erklärung erfüllt solche technischen Pflichten nicht.
13. Geschäftskontakte und indirekte Erhebung
Kontaktdaten von Geschäftspartnern, Interessenten, Pilotbetrieben und Lieferanten (Name, Firma, Funktion, berufliche Kontaktdaten, sachbezogene Gesprächsnotizen, Akquise-Codes) verarbeiten wir im Cockpit zur Anbahnung und Pflege von Geschäftsbeziehungen. Bei einem Vertrag mit der betroffenen Person kommt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Betracht, andernfalls das berechtigte Interesse an einer angemessenen Geschäftsbeziehung nach lit. f. Werbung unterliegt zusätzlich den Direktwerberegeln (Abschnitt 8). Die Daten stammen aus Ihrer Kontaktaufnahme, aus Gesprächen und Veranstaltungen oder aus öffentlich zugänglichen Firmenangaben.
Für Informationen nach Art. 14 DSGVO gelten die Fristen aus Abschnitt 2, auch wenn kein erster Kontakt stattfindet. Bei Widerspruch gegen Direktwerbung wird diese beendet.
14. Löschung und Speicherfristen
Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie der jeweilige Zweck oder eine Pflicht dies erfordert. Vertragsbeendigung, Kontolöschung, Löschung einer Organisation und Löschung einzelner Projekte sind unterschiedliche Vorgänge. Daten einer fortbestehenden Organisation werden nicht allein durch den Austritt oder die Kontolöschung einer Person gelöscht.
Kontolöschung: Sie können Ihr Konto jederzeit im Profil löschen. Das Konto wird gesperrt; nach einer Wiederherstellungsfrist von 30 Tagen löschen wir Konto, Profil, Projekte, Zeichnungen, Prüfsiegel, Dateien, Feedback-Artefakte, Newsletter-Einträge derselben Adresse und Ihre Person bei PostHog endgültig; das Cockpit anonymisiert Ihre Daten und behält Ihre E-Mail-Adresse nur als Sperrvermerk (Hash). Es bleiben: Rechnungen und Vertragsnachweise für die gesetzlichen Fristen, opake Dokumentkennungen als „gelöscht“-Markierung und KI-Buchungen zulasten anderer Konten ohne Zuordnung zu Ihnen. Die Wiederherstellungsfrist schiebt einen berechtigten Löschantrag nach Art. 17 DSGVO nicht generell auf; er wird ohne unangemessene Verzögerung bearbeitet. Eine offene Forderung erlaubt nicht die unbegrenzte Speicherung aller Projektinhalte.
Abgangsstatistik: Nach der endgültigen Löschung kann ein Statistiksatz (Registrierungs-, Lösch- und letztes Aktivitätsquartal, Nutzungsdauerklasse, Kontotyp, Tarif, Sprache, Provinz oder Land, Größenklassen) verbleiben. Er gilt nur dann als anonym, wenn unter Berücksichtigung vernünftigerweise nutzbarer Zusatzinformationen keine Identifizierung mehr möglich ist; seltene Kombinationen können Personen erkennbar machen.
Sicherungen werden geschützt, nicht für normale Zwecke weitergenutzt und nach ihrer festgelegten Frist überschrieben. Nach einer Wiederherstellung werden Löschungen erneut angewendet, bevor Daten wieder produktiv verarbeitet werden.
Fristen im Überblick:
| Datengruppe | Dauer / Abgrenzung |
|---|---|
| Konto, Profil, Projekte, Cloud-Zeichnungen, Dateien | bis zur berechtigten Löschung (Kontolöschung mit 30 Tagen Wiederherstellungsfrist); Organisation und Sicherungen gesondert |
| Rechtstext-, Bestell- und Widerrufsnachweise | solange sie zum Nachweis benötigt werden, längstens bis zur Verjährung möglicher Ansprüche |
| Rechnungen, Gutschriften, Zahlungsbelege, Rechnungsstammdaten, VIES-Nachweise, Peppol-XML | grundsätzlich zehn Jahre ab dem 1. Januar des Folgejahres |
| Zahlungsabgleich mit Mollie | bis 540 Tage ab erstem Senden (lesend); keine Speicherfrist der Zahlungsdaten |
| Versandprotokoll E-Mails: Adresse/Inhalt bzw. übrige Versanddaten | 90 Tage nach Abschluss bzw. 24 Monate |
| Feedback-Screenshots und Diagnosedaten | 90 Tage nach Abschluss |
| KI-Antwortentwürfe im Support | 90 Tage |
| Assistent-Laufprotokolle | bis zwölf Monate nach letzter Aktivität; frühere Löschung von Projekt oder Konto geht vor |
| Grundrisserkennung (Erkennungskopie, Eingabe, Antwort, Vorschlag) | 90 Tage nach Abschluss bzw. Erstellung; Originale und übernommene Bilder separat |
| KI-Schemaleser: Ergebnis / technische Laufdaten | 24 Stunden / 90 Tage |
| In Sketch eingelesene Dateien | 90 Tage |
| In Pro eingelesene Grundrisse (Kopie, umgewandelte DXF, Protokoll) | 90 Tage; früher bei Projekt- oder Kontolöschung oder Widerspruch |
| KI-Kostenbuchungen | 24 Monate, mit Konto-/Kostenträgerdifferenzierung |
| Rate-Limit-Daten (Arbeitsspeicher) | Minuten bis Stunden |
| Einladungen | nicht angenommen: 30 Tage nach Ablauf oder Widerruf; angenommen: 24 Stunden |
| Protokoll- und Sicherheitsdaten, Analysedaten, Sicherungen, Geschäftskontakte, Sperrvermerke | nur so lange, wie der jeweilige Zweck es erfordert; Sicherungen bis zu ihrer planmäßigen Überschreibung |
15. Ihre Rechte
Sie können Auskunft und eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO, Berichtigung nach Art. 16 (Profil- und Rechnungsdaten auch selbst in der Anwendung), Löschung nach Art. 17 und Einschränkung nach Art. 18 verlangen. Art. 20 gewährt unter seinen Voraussetzungen Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format und, soweit technisch machbar, die direkte Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen; das betrifft nicht automatisch jedes abgeleitete Projektartefakt. Weitergehende vertragliche Herausgabeansprüche nach den AGB bleiben bestehen.
Widerspruch: Gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (etwa Diagnose-Ereignisse, Sicherheitsverarbeitung, Geschäftskontakte) können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten dann nicht weiter, sofern wir nicht zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Gegen Direktwerbung einschließlich damit verbundenem Profiling können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen.
Einwilligungswiderruf: Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa über die Cookie-Einstellungen, den Abmeldelink, die Kontoeinstellungen (Produkt-Updates, Feedback-E-Mails, Fotobeschreibung, Trainingsfreigaben) oder privacy@planelec.be. Die Rechtmäßigkeit bis zum Widerruf bleibt unberührt; der Widerruf einer optionalen Funktion beendet nicht andere rechtmäßig erforderliche Verarbeitung.
Beschwerde: Sie können sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in Ihrem Aufenthaltsstaat, an Ihrem Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Belgische Behörde: Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données, Drukpersstraat 35 / Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel, Telefon +32 2 274 48 00, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be / www.autoriteprotectiondonnees.be. Sie müssen uns nicht zuerst kontaktieren.
Anträge richten Sie an privacy@planelec.be. Wir antworten innerhalb eines Monats nach Eingang; eine erforderliche Verlängerung um höchstens zwei weitere Monate teilen wir mit Gründen innerhalb des ersten Monats mit. Bei berechtigten Identitätszweifeln verlangen wir nur erforderliche geeignete Nachweise, etwa eine Anfrage von der Kontoadresse; eine Ausweiskopie verlangen wir nicht unnötig. Ein Konto ist keine Voraussetzung für die Ausübung Ihrer Rechte. Die Bearbeitung ist grundsätzlich kostenlos; gesetzliche Ausnahmen für offensichtlich unbegründete oder exzessive Anträge bleiben unberührt.
Betrifft Ihre Anfrage Daten, die ein Kunde über Sie in PlanElec.be eingegeben hat, leiten wir sie unverzüglich an diesen Kunden weiter, unterstützen ihn und informieren Sie darüber. Eigene Pflichten als Verantwortlicher erfüllen wir selbst.
16. Erforderliche Angaben und Minderjährige
Ein Konto benötigt eine E-Mail-Adresse und die erforderlichen Anmeldedaten. Kostenpflichtige Buchungen benötigen die notwendigen Vertrags- und Rechnungsdaten, bei Unternehmen die Unternehmensnummer; fehlen sie, kann die Leistung nicht abgeschlossen oder abgerechnet werden. Projektbezogene Pflichtangaben, etwa die gebundene Objektadresse bei der Einzelnutzung, sind für genau diese Funktion erforderlich. Optionale Profilangaben, Werbung und freiwillige Rückmeldungen sind davon getrennt. Sketch kann ohne jede Angabe genutzt werden.
Die Dienste richten sich an Fachbetriebe, Planer und erwachsene Privatpersonen. Ein Konto und entgeltliche Verträge setzen Volljährigkeit oder die Zustimmung des gesetzlichen Vertreters voraus (siehe AGB). Die belgische Altersgrenze von 13 Jahren (Art. 7 des Gesetzes vom 30/07/2018) betrifft nur die Einwilligung in direkt angebotene Dienste der Informationsgesellschaft nach Art. 8 DSGVO, etwa den Newsletter, nicht die Geschäftsfähigkeit. Wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern; erfahren wir von einem Konto eines Kindes ohne Zustimmung der Eltern, löschen wir es.
17. Sicherheit und Änderungen
PlanElec.be trifft technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere Transportverschlüsselung (TLS), Zugriffskontrolle über Authentifizierung, rollenbasierte Berechtigungen und Zeilensicherheit in der Datenbank, Trennung der Umgebungen, Geheimnisse nur in der Laufzeitkonfiguration, regelmäßige Sicherungen, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, Rate-Limits, Prüfsummen und Schreibschutz für Belege und archivierte Dokumente, Content-Security-Policy und regelmäßige Sicherheitsprüfungen.
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Dienste, Dienstleister oder Rechtslage ändern. Neue Zwecke werden vor ihrer Aufnahme nach Art. 13 Abs. 3 beziehungsweise Art. 14 Abs. 4 DSGVO erläutert; angemeldete Nutzer informieren wir bei wesentlichen Änderungen in der Anwendung und bitten um Kenntnisnahme. Soweit eine Einwilligung nötig ist, holen wir sie gesondert und zweckbezogen ein; eine allgemeine Zustimmung zur neuen Datenschutzerklärung ist weder Ersatz dafür noch für eine erforderliche AVV-Mitteilung. Die aktuelle Fassung mit Versionsangabe steht unter planelec.be/legal/privacy; frühere Fassungen und ihr Geltungsdatum bleiben nachvollziehbar und sind auf Anfrage erhältlich.